Gestión documental
Para que sea posible la automatización de los procesos de una entidad, sea cual sea, es indispensable que participe en un proceso de gestión documental. Ya sea que se trate de documentos en formatos tradicionales, como el papel, o documentos digitalizados o electrónicos, el proceso de gestión documental es prácticamente el mismo.
Se entiende como gestión documental al conjunto de procesos o actividades administrativas y técnicas con las que se planifican y organizan los documentos de una institución con el fin de garantizar su fácil localización y uso, con la finalidad de lograr su conservación a lo largo del tiempo.
Al terminar la unidad, el alumno podrá distinguir los procesos por los que pasa la gestión documental a partir de su explicación y ejemplificación, con el fin de garantizar una fácil localización, uso y conservación de los documentos a largo plazo.
Organización y búsqueda de archivos
La gestión documental es de gran importancia ya que al tener bien organizados los archivos se conoce su ubicación cuando son requeridos, de modo que contribuye al ahorro de tiempo al momento de hacer alguna búsqueda. Por ello es importante procurar ajustarse al uso de estándares, normas y procedimientos para gestionar los archivos a fin de que todos se encuentren elaborados bajo una misma forma y facilite su organización.
La gestión documental puede llevarse a cabo de manera exitosa si se sigue el siguiente conjunto de pasos o procesos que abarca desde que el archivo es creado, las acciones que se hacen con él y su destino final.
Este proceso se divide en seis fases:
A continuación se explica a detalle cada una de las fases que componen el proceso de gestión documental.
Fase I. Producción
Se refiere a todo lo relacionado con el origen, la creación y el diseño de formatos y documentos conforme a las funciones de cada área de la institución con el propósito de normalizar y unificar los criterios de elaboración y presentación de los documentos.
(s. a.) (2013). Producción de documentos [ilustración].
Tomada de https://pixabay.com/p-148079/?no_redirect
Esta es la actividad que garantiza que los documentos lleguen al destinatario, ya sea interno o externo:
La distribución de los documentos puede ser a través de distintos medios, ya sea electrónicos o tradicionales, como correo postal, paquetería, correo electrónico, fax.
(s. a.) (2014). Distribución [ilustración]. Tomada de https://www.flickr.com/photos/jlconfor/14191286471
Lachmann-Anke, P. (2014). Correo postal [ilustración]. Tomada de https://pixabay.com/p-1019990/?no_redirect
El trámite se define como el curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. Son los pasos por los que pasa un documento para dar respuesta a un requerimiento administrativo de un documento.
KapKa, B. (2014). Trámite [ilustración]. Tomada de https://pixabay.com/p-536656/?no_redirect
Dependiendo del caso, los archivos pueden ser creados en la institución, por lo cual es necesario elaborar los documentos dependiendo de las necesidades y las funciones del área para la cual se harán. Para este proceso se puede considerar lo siguiente:
Lachmann-Anke, P. (2015). Creación de documentos [ilustración]. Tomada de: https://pixabay.com/es/ordenador-port%C3%A1til-aprender-escuela-1019782/
Se entiende por recepción a las actividades de verificación y control que la institución debe realizar para la admisión de documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica (implica el foliado, sellos de tiempo y registro de documentos):
Recepción de documentos
Verificación de documentos
Fase II. Organización
Son las actividades orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos. Con la organización de los documentos se consigue una rápida identificación de los archivos, la cual permite valorar las funciones y necesidades operacionales de cada departamento.
(s. a.) (2013). Organización de documentos [ilustración].
Tomada de https://pixabay.com/p-154203/?no_redirect
Esta actividad consiste en saber de qué tipo de documento se trata, a qué área corresponde y en qué formato y soporte se encuentra, ya que con base en sus características se le puede dar una clasificación adecuada.
Identificación de documentos de archivo
Son los procesos de identificación y agrupación de expedientes de documentos para definir fondos, secciones o series. La clasificación se hace en términos de lo que establece el Cuadro General de Clasificación Archivística.
El Cuadro General de Clasificación Archivística es el instrumento técnico que define la estructura y las características de un archivo, este cuadro se elabora con base en las atribuciones y las funciones que cada departamento de la institución requiera.
Clasificación de archivos
Una vez que se han realizado las funciones anteriores, por medio de la ordenación se unen y relacionan las clases, los grupos o las series de manera alfabética, numérica o mixta.
Ordenación
Como parte de la organización de archivos se debe tomar en cuenta en qué parte del ciclo de vida se encuentra el archivo para ubicarlo correctamente en el sistema de gestión. Por eso es importante identificar si se trata de documentos activos, semiactivos o inactivos.
Tipos de archivos
Fase III. Acceso y consulta
El acceso a un archivo se da cuando éste es localizado y presentado al usuario que lo solicita para su consulta. La consulta es el acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contiene.
En la consulta se comprenden también actividades relacionadas con la implantación de controles de acceso a los documentos que se encuentran debidamente organizados para garantizar el derecho que tienen los usuarios al acceso a la información.
Acceso a documentos electrónicos
Fases IV, V y VI: valoración, disposición y conservación documental
Para concluir la revisión del proceso de gestión documental, consulta las tres últimas fases: valoración, disposición y conservación documental.
La valoración documental es el proceso mediante el cual se determina si un archivo debe ser conservado o eliminado.
También está definida en los Lineamientos para la Organización y Conservación de Archivos como la actividad que consiste en analizar e identificar los valores documentales, es decir, es el análisis de la condición de los documentos que les confiere características administrativas, legales y fiscales en los archivos de trámite o concentración, o evidenciales, testimoniales e informativos en los archivos históricos con la finalidad de establecer criterios y plazos de vigencia, así como de disposición documental.
Archivos siendo valorados
En esta fase se determina qué es lo que se hará con los archivos de trámite y de concentración cuando su vigencia documental ha terminado, si serán conservados temporalmente, permanentemente o si serán eliminados.
Archivos siendo eliminados
Es el conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.
Archivo siendo conservado en su carpeta correspondiente
Los puntos vistos sobre el proceso de gestión documental se pueden aplicar a todo documento independientemente del soporte o formato en el que se encuentre, es decir, archivos físicos o electrónicos, pero en el caso de que se trate de archivos electrónicos se deben tomar en cuenta las siguientes consideraciones:
Actividad 1.
Como revisaste en este tema, la gestión documental es de gran importancia, ya que al tener bien organizados los archivos se puede conocer perfectamente su ubicación cuando son requeridos, de modo que contribuye al ahorro de tiempo al momento de hacer alguna búsqueda. Por ello, en la siguiente actividad, identificarás las fases que integran el proceso para gestionar los archivos.
Autoevaluación
Has finalizado el tema “Gestión documental”. Es momento de conocer tu aprendizaje obtenido. Para ello, realiza lo que se te pide en la siguiente actividad.
Secretaría de Gobernación. (2016, mayo 4). Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos [Versión electrónica]. Diario Oficial de la Federación. Consultado el 17 de noviembre de 2016 de http://www.dof.gob.mx/nota_detalle.php?codigo=5436056&fecha=04/05/2016
