IV. Uso y trazabilidad
Los archivos electrónicos que sean administrados en un sistema de gestión de documentos deben estar disponibles para su uso y permitir y su modificación a través de este sistema.
II. Asignación de acceso y seguridad
Dependiendo del valor del documento deben establecerse las medidas de seguridad y las políticas de acceso de los archivos para garantizar su integridad.
I. Incorporación
Es el proceso mediante el cual se toma la decisión de si un documento debe crearse y conservarse y, por lo tanto, debe ser integrado en el sistema de administración y gestión documental con sus metadatos y clasificación archivística correspondientes.
III. Almacenamiento
Son los pasos gracias a los cuales se definen los medios de almacenamiento que sean más adecuados para cada archivo electrónico. Se puede recurrir a cualquier tipo de formato óptico, digital, en la nube, etc., siempre y cuando se garantice la seguridad y se evite el acceso no autorizado a la información.