Representaciones Gráficas de Estructuras Administrativas (Organigramas)

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Introducción


Las organizaciones necesitan contar con una estructura orgánica para alcanzar sus objetivos. La forma más sencilla de estructurar una empresa es la departamentalización, estructurando las funciones administrativas y listando las áreas, puestos y sus niveles jerárquicos.

Una vez identificado el tipo de departamentalización, acorde con las necesidades de la empresa, el administrador diseña la estructura orgánica mediante un organigrama. Éste es la representación gráfica de la forma en que se encuentra organizada o estructurada una empresa.

Existen diversos tipos, clasificaciones y recomendaciones para su elaboración, así como diferentes tipos de software para su diseño.

Por lo tanto, en este curso identificarás el concepto de organigrama, los tipos que existen, su clasificación, para que, con base en los factores para el diseño de la estructura organizacional y los tipos, elabores organigramas que permitan a la empresa alcanzar sus objetivos.

Edificio Empire State


Ahundt. 2014. Horizonte / Nueva York / Empire State Building (fotografía).
Tomada de: http://bit.ly/2yTowtj



El estudio de este tema te permitirá:

Distinguir los organigramas a través de sus diferentes tipos para representar estructuras administrativas.

Estructuras organizacionales


La estructura orgánica de una empresa comercial podría ser:

Ejemplo de estructura orgánica


Esquema 1. Ejemplo de estructura orgánica.

Para facilitar la lectura, comprensión y evaluación de las estructuras organizacionales se han elaborado organigramas; pero ¿qué es un organigrama?

Definición de organigrama


Esquema 2. Definición de organigrama.

Clasificación


Un organigrama, al ser el instrumento que proporciona la representación gráfica de la organización y que permite entenderla de forma general, así como, el grado de integración entre sus unidades, tiene como finalidad constituirse como un medio de consulta formal, a efectos de señalar las relaciones de jerarquía de los diferentes departamentos que integran la entidad, ubicar los puestos y su relación y, finalmente, descubrir posibles errores, duplicidades o tramos de control suficientes o insuficientes o innecesarios.

A su vez, los organigramas tienen diferentes clasificaciones, entre las más conocidas se encuentran:

Por su ámbito de aplicación o contenido.


Pulsa en cada concepto para visualizar la información correspondiente.

a) Generales

Contienen información de las áreas principales o de mayor jerarquía de la empresa.

Organigrama general


Figura 1. Organigrama general.

b) Específicos

Contienen la información de un área funcional determinada de la empresa.

Organigrama específico


Figura 2. Organigrama específico.

c) Analíticos

Indican las funciones principales que realizan las unidades o departamentos representados.

Organigrama analítico


Figura 3. Organigrama analítico.

d) Funcionales

Indican las funciones principales que realizan las unidades o departamentos representados.

0rganigrama funcional


Figura 4. 0rganigrama funcional.

e) De integración de puestos

Los diferentes puestos son establecidos para la ejecución de las funciones asignadas, incluye el número de plazas ocupadas.


Figura 5. Organigrama de integración de puestos.


Por su diseño o presentación.

Pulsa en cada concepto para desplegar la información correspondiente. Al pulsar en otro, el desplegado volverá a su posición inicial.


a) Verticales

Son la forma más común de presentar el organigrama de un organismo social. Se comienza con los niveles de mayor jerarquía, hasta descender a los niveles inferiores (de arriba hacia abajo). Este tipo de organigramas son fáciles de comprender; indican claramente los niveles jerárquicos.


Organigrama vertical


Figura 6. Organigrama vertical.

b) Horizontales

En este tipo de organigrama, los niveles jerárquicos empiezan representándose de izquierda a derecha, incluyen los mismos elementos del organigrama vertical; sólo que el nivel máximo jerárquico comienza a la izquierda. Conforme se va desplazando a la derecha, va disminuyendo el nivel jerárquico. Las unidades se representan por líneas dispuestas horizontalmente.

Imagen1


Figura 7. Organigrama horizontal.

c) Circulares

En este tipo de organigrama, los niveles jerárquicos quedan representados desde el centro hacia fuera. El nivel jerárquico mayor queda en el centro y, de ahí, hacia la periferia se representan los demás niveles. En cada uno de esos círculos se coloca a los jefes inmediatos y se les liga con líneas que representan los canales de autoridad y responsabilidad. En ellos se pueden resaltar muy bien los niveles jerárquicos; disminuye la idea de los status más altos o más bajos; se puede colocar un número considerable de puestos en un mismo nivel; sin embargo, no son muy utilizados por resultar confusos y difíciles de leer.

Organigrama circular


Figura 8. Organigrama circular.

d) Mixto

Se presenta la combinación de un organigrama vertical con uno horizontal. Normalmente se hace así por cuestiones de espacio, es decir, se busca la optimización del espacio en el que se encuentran trabajando.

Organigrama mixto


Figura 9. Organigrama mixto.

e) Bloque

También pueden establecerse organigramas por bloques que son una variante de los organigramas verticales, los cuales se representan así:

Organigrama mixto


Figura 10. Organigrama de bloque.

Asimismo, para elaborar o diseñar un organigrama es indispensable conocer recomendaciones y reglas para su construcción.

Recomendaciones


El proceso de elaboración de un organigrama debe considerar:

  • La autorización de los niveles superiores (apoyo)
  • Recopilación de la información
  • Clasificación y registro (de la información)
  • Análisis
  • Diseño


Relaciones de autoridad


Los organigramas, únicamente, muestran las relaciones formales de autoridad (líneas de autoridad) para tomar decisiones; les muestra a los gerentes y, en general, al personal, cuál es la posición y puesto que ocupan dentro de la estructura organizacional; pero no muestran las relaciones informales que se dan en toda empresa u organización, ni el grado de autoridad de cada puesto.

Asimismo, todos los organigramas deben llevar, en el encabezado, el nombre y el logotipo de la empresa de que se trata, fecha de formulación, actualización, nombre de quien lo elaboró, aprobación (como ya se mencionó) y la explicación de algunos símbolos o líneas que se consideren especiales.

Diseño


Gráficamente, los elementos que se deben utilizar para el diseño de organigramas son:

  • Figuras para representar los diferentes departamentos
  • Líneas de conexión que indican las relaciones entre las unidades y su naturaleza

Reglas

Pulsa en las flechas adelante y atrás para navegar por la información. También puedes pulsar sobre los números.


Ejemplos de líneas de relación:

  • De autoridad

  • De coordinación o colaboración

  • Desconcentrados

  • Separación de órganos centrales y desconcentrados
Uso de líneas

Diseño

Relaciones


Pulsa en cada concepto para desplegar el contenido. Al pulsar en otro, el desplegado volverá a su posición inicial.

Relaciones de autoridad funcional

Representa la relación de mando especializado, no la de la dependencia jerárquica. Se puede representar por medio de líneas discontinuas.

Relaciones de autoridad funcional

Relación de órganos desconcentrados

Se da cuando las instituciones, empresas o entidades, disponen de órganos llamados desconcentrados. El trazo es una línea de eje de trazo discontinuo.

Relación de órganos desconcentrados

Relación de órgano descentralizado

Es una relación de autoridad de línea directa. Su trazo es una línea discontinua.

Relación de órganos descentralizado

Relaciones de staff

Se da entre las unidades que proporcionan información técnica o conocimientos especializados. Su trazo es a través de líneas discontinuas.

Relaciones de staff

Relación de coordinación

Consiste en interrelacionar actividades que realizan las diferentes unidades o departamentos. Se representan por medio de líneas largas con trazo discontinuos.

Relación de órganos descentralizado

Conclusión


  • Un rectángulo indica autonomía.
  • Un rectángulo con línea continua indica una unidad de trabajo permanente y forma parte de la organización.
  • Un rectángulo formado por línea discontinua indica que no pertenece a la institución o, bien, son comisiones o comités internos.
  • Las líneas completas, seguidas sin separación, indican autoridad formal (mando, comunicación y jerarquía).
  • Las líneas horizontales señalan o indican la especialización y su relación.
  • Cuando la línea va por la parte de en medio del recuadro y por arriba indica una relación de mando.
  • Cuando la línea se presenta de forma perpendicular a otra, entonces, indica que existe o es de carácter de asesoramiento.
  • Líneas discontinuas por debajo del recuadro indican que existe una relación entre unidades, por ejemplo, desconcentradas descentralizadas.

Finalmente, un organigrama contiene datos para su identificación; título, nombre de quien lo elaboró, revisó y autorizó; y gráficos o símbolos para representar la estructura administrativa.

Por ejemplo:

Ejemplo de organigrama


Esquema 3. Ejemplo de organigrama.


Actividad 1. Organigramas por reglas

La construcción de organigramas sigue ciertas reglas que permiten una mejor comprensión visual de la organización.

Tomando como base las reglas estudiadas en este tema, revisa cada uno de los organigramas que a continuación se presentan y selecciona cuál es el organigrama correcto de acuerdo al diseño expuesto.


Actividad 2. Organigramas por tipos

Los tipos de organigrama deben contener ciertos elementos cuando se diseñan gráficamente. Tal como las figuras que repesentan departamentos y las líneas de conexión que relacionan las unidades.

De acuerdo con los tipos de organigramas (específicamente referentes a su diseño), identifica el tipo de organigrama de cada uno de los que se presentan a continuación.


Autoevaluación 1. Identificando tipos de organigramas

Un organigrama tiene por objeto el trasmitir la forma en que se encuentra estructurada, administrativamente, una organización; muestra las relaciones que guardan entre sí los departamentos, áreas, etc.

Por ello, las unidades administrativas y la forma en que éstas se interrelacionan deben definirse de manera exacta; su presentación debe ser clara y comprensible, así como respetar los “criterios técnicos” o reglas para su construcción. Los organigramas pueden presentarse en cuatro grandes rubros.

Autoevaluación 2. Representación y diseño de organigramas

Las unidades administrativas y la forma en que éstas se interrelacionan deben mantener un diseño, que requiere de una presentación homogénea para evitar confusiones y mostrar claridad para su correcta interpretación, así como respetar los “criterios técnicos” o reglas para su construcción. Los organigramas pueden presentarse en cuatro grandes rubros.

Fuentes de información

Básicas

Bibliografía

Franklin, B. (2009). Organización de empresas. México: McGraw Hill.

Franklin, B. y Gómez, G. (2002). Organización y métodos, un enfoque competitivo. México: Mc Graw Hill.

Daft, R. (2010). Introducción a la administració (6.ª ed.). México: Cengage.

Documentos electrónicos

SUAyED. (2017). Fundamentos de administración. Plan 2012. México: UNAM. Consultado en agosto de 2017 de http://bit.ly/2y99OOw

Complementarias

Bibliografía

Kramis J. (1994). Sistemas y procedimientos administrativos: metodología para su aplicación en instituciones privadas y públicas 4.ª ed.). México: Universidad Iberoamericana.


Cómo citar

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