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Tecnologías de la información
Unidad 2

Presentación / Objetivo

Una vez que un conjunto de archivos ha pasado por el proceso de selección, valoración y digitalización, el siguiente proceso es la ingesta y el almacenamiento de la información.

Ingesta y almacenamiento de gestión documental.

Cada uno de estos procesos es muy importante, ya que de ellos depende que la información que se vaya a poner a disposición en el sistema sea información valiosa y útil para el usuario, es por eso que hay que poner atención especial en estos procesos.

Objetivo:

Al término de la unidad, el alumno podrá, ubicar los procesos de ingesta y almacenamiento de información, a través de sus características, con la finalidad de ponerlos a disposición y consulta para algún grupo de usuarios.

Contenido

Ingesta y almacenamiento de información documental

No hay un conjunto de reglas como tal que nos permita saber qué procedimientos y técnicas aplicar para gestionar archivos, pero se han elaborado modelos que sirven de guía y que son respaldados por estándares como ISO para su utilización, esto ayuda a que los procedimientos de manejo de información se armonicen y haya mejor integridad en los procesos.

El modelo OAIS (Sistema Abierto de Información de Archivos, por sus siglas en inglés) es un esquema conceptual ampliamente adaptado para la creación de un sistema de archivos digitales, y ha sido adoptado como una norma internacional ISO 14721:2012.

Sistema de archivos digitales.


Este modelo considera que, para que el sistema de información que gestione los archivos cumpla con el propósito para el que fue creado, es necesario que se sigan ciertos procesos que estén diseñados de manera uniforme para lograr el adecuado intercambio de información entre ellos.

Entre las funciones o procesos que están definidos en el modelo OAIS están:

Funciones del modelo OAIS.

En esta unidad revisarás las primeras dos funciones, ya que son las que forman parte primordial de la integración de un sistema de información para el manejo de archivos.

Ingesta

¿Qué es la ingesta?

La ingesta es el conjunto de procesos responsables de aceptar la información que presenta la persona encargada de hacer la selección y la valoración de los archivos. Este proceso prepara los archivos para su inclusión y almacenamiento en el sistema de información.


Proceso de verificación

Después de que los archivos han sido seleccionados y valorados previamente, durante la ingesta serán sometidos a un proceso de verificación. Esta fase es muy importante ya que sirve para asegurarse de que los archivos que serán introducidos al sistema de información no suponen un riesgo de seguridad para éste. Es importante mencionar que la metodología de verificación cambia dependiendo del tipo de documento del que se trate.

A continuación, revisa la siguiente información, en ella se describen las medidas de verificación y sus tipos.


Ingesta de archivos.



Proceso de verificación de archivos

Medidas de verificación

Las medidas de verificación que se aplican en la ingesta son:

  • Validación de la sintaxis y las reglas de integridad en la base de datos que se va a utilizar.
  • Verificar los formatos de objetos y metadatos que es posible incluir. Este elemento de control es esencial ya que un formato incorrecto puede desestabilizar los procesos de gestión del sistema.

Medidas de verificación.


Verificación de software y aplicaciones

  • Instalación de antivirus, cortafuegos, detectores de intrusos, antimalware, etc. Las soluciones deben ser capaces de una detección proactiva que permita bloquear códigos maliciosos e incluso los desconocidos.
  • Actualización periódica del sistema operativo y de todas las aplicaciones instaladas en los equipos de cómputo.
  • Bloqueo de páginas web de contenido malicioso. La filtración de direcciones que contengan un contenido no seguro es aconsejable.

Verificación de software y aplicaciones.


Verificación de datos de los archivos

Durante el proceso de ingesta de los documentos en el sistema se añade toda la información descriptiva necesaria (metadatos). No obstante, para asegurar la preservación digital y evitar o identificar posibles errores/fallos de seguridad es necesario contar con la información adicional, por ejemplo, el programa utilizado para la creación del documento, la versión del mismo, el propietario, información sobre la licencia con la que se publicará el contenido, etcétera.


Guardar metadatos.


Almacenamiento de archivos

Una vez completo el proceso de ingesta de la información al sistema se deben considerar las formas y los medios en los que se van a almacenar los archivos. Este proceso es de suma importancia ya que de él depende la permanencia de los archivos.

En este proceso se analiza el tipo de archivos que contiene el sistema de información para así elegir los medios de almacenamiento y el equipo en el que se realizará el proceso de almacenamiento.

Disquet.

En la actualidad existen muchas opciones para almacenamiento de archivos, lo cual hace más fácil encontrar una opción adecuada para este proceso. Para tomar una decisión es necesario tomar en cuenta la forma en la que se dará acceso a esta información y considerar las necesidades del usuario que va a consultar esta información.

A continuación, se muestra un ejemplo de lo que implica almacenar un archivo de acuerdo a sus características y a las necesidades de los usuarios.

Ejemplo

Si el usuario solicita la consulta de una imagen de una colección de ejemplares históricos, es necesario mantener un respaldo de la imagen original (master) y poner a disposición para su consulta un archivo derivado, es decir, una copia del archivo master, esto para evitar poner en riesgo este archivo. Sin embargo, el almacenamiento para ambos archivos se hará de forma distinta ya que el archivo master debe ponerse en un medio fijo y seguro, mientras que el archivo derivado puede almacenarse en la base de datos del sistema de información y tener algún otro respaldo en algún servidor en línea, lo que también permite al usuario hacer una consulta más rápida del archivo.

Cabrera, A. (2016). Formatos de archivos [ilustración]. Tomada de http://www.freepik.es/vector-gratis/linda-infografia-con-diferentes-formatos-de-archivos_961399.htm




Medidas de seguridad y conservación de archivos

Algo que no podemos olvidar al momento de almacenar y respaldar los archivos es considerar la permanencia y para lograrlo es necesario evitar la obsolescencia tecnológica. También es importante tener en cuenta que no sirve de mucho tener un archivo almacenado si la tecnología para su consulta o recuperación o el mismo archivo o soporte donde se almacena es obsoleta.

A continuación, revisa el siguiente ejemplo en el que se toma en cuenta la permanencia de los archivos.


Cómo evitar la obsolescencia tecnológica

Las principales medidas a tomar en cuenta para evitar la obsolescencia tecnológica son la emulación, la migración y el respaldo, los cuales ayudarán a que los archivos almacenados permanezcan accesibles.

Emulación

Es el proceso por medio del cual podemos consultar y ejecutar archivos y sistemas que están almacenados en tecnologías “viejas” en sistemas informáticos “nuevos” que simulan el comportamiento de los sistemas antiguos. Por ejemplo, cuando se instala una máquina virtual con un sistema operativo diferente al que maneja una computadora, o cuando se ingresa al símbolo del sistema de Windows, se trata de un emulador que nos permite trabajar con sistemas operativos diferentes o más antiguos. La intención es conservar los archivos antiguos como originalmente fueron creados y poderlos reproducir en el nuevo sistema de cómputo como si estuvieran en un sistema original. De este modo se logra que la información permanezca.


González N., M. (2008). Windows 3.11 [fotografía]. Tomada de https://www.flickr.com/photos/rocketraccoon/3077476241/in/photostream/


Migración

A diferencia de la emulación, la migración consiste en trasladar los archivos y sistemas antiguos a su versión más actual. Que, si bien en ocasiones la imagen original genera un cambio, la información esencial contenida no es modificada. El propósito es que el archivo y los sistemas evolucionen junto con la tecnología y así tengan permanencia.

Documentos trasladándose a una base de datos.


Respaldo

El respaldo consiste en realizar copias periódicas del archivo a medios de almacenamiento seguros. Este proceso se hará tan frecuentemente como sea necesario según el volumen de información que se maneje, pueden ser por día, semana, etc. También es importante reconocer bien los medios físicos (pueden ser discos duros, memorias flash, servidores) en los que se hacen estos respaldos para ubicar perfectamente dónde se encuentra respaldada la información en caso de que sea necesario recuperarla.


(s. a.). (2013). USB [ilustración]. Tomada de https://pixabay.com/en/usb-drive-storage-memory-computer-161420/


(s. a.). (2013). Base de datos [ilustración]. Tomada de https://pixabay.com/en/database-storage-data-storage-152091/


(s. a.). (2012). Disco duro [ilustración]. Tomada de https://pixabay.com/en/hard-disk-technology-electronics-42935


Actividad

Características de ingesta y almacenamiento de archivos

Como revisaste en esta unidad, la ingesta y almacenamiento de archivos son dos de las funciones primordiales en la integración de un sistema de información para el manejo de archivos, por ello, en esta actividad ubicarás las características de cada una.

Autoevaluación

Ubicando los procesos de ingesta y almacenamiento de la información

Si a tu cargo tienes archivos listos para administrarse y lo que te piden es ponerlos a disposición de un grupo de usuarios, entonces lo más recomendable es que pases dichos archivos por un sistema de gestión de archivos. Para ello deberás pasarlos primero por los procesos de ingesta y almacenamiento de la información.

Una vez revisada la información proporcionada en esta unidad es momento de realizar la siguiente actividad.

Fuentes de información

Bradley, K. (2007). Hacia un sistema de almacenamiento y preservación en código abierto: Recomendaciones respecto a la implementación de un sistema de preservación de archivos digitales y temas en torno al desarrollo de software [Versión electrónica]. Fonoteca Nacional de México. Consultado el 25 de noviembre de 2016 de http://fonotecanacional.gob.mx/index.php/servicios/publicaciones-digitales

Lavoie, B. (2004). Introductory Guide: The Open Archival Information System [Versión electrónica]. Digital Information Coallition, On line computer library center. Consultado el 20 de abril de 2017 de http://www.scielo.org.mx/scielo.php?pid=S0187-358X2016000300221&script=sci_arttext

Muñoz de Solano y Palacios, B., Prieto, J. y Ramos, L. (2012, 11-17 de agosto). Bibliotecas digitales: seguridad en el modelo de referencia OAIS. Documento presentado en la 78th IFLA General Conference and Assembly, World Library and Information Congress, Helsinki, Finlandia. Consultado el 26 de noviembre de 2016 de http://eprints.ucm.es/16326/