El control del presupuesto es un proceso que aporta beneficio a la empresa, ya que comprueba periódicamente cómo se ajusta la realidad a lo planeado en el presupuesto; asimismo, analiza las desviaciones producidas, con el fin de entender y corregir las causas.
¿Quieres saber cómo se debe de llevar a cabo el proceso de control de un presupuesto?
Antes de ello, es necesario que sepas que el control presupuestal es la culminación de todo el trabajo del presupuesto. Por lo que aquí estudiarás el concepto, las características y componentes del control presupuestal.
Para que sea efectivo, se requiere que el negocio se reorganice e implemente una administración por áreas y niveles de responsabilidad, estableciendo centros de costos e ingresos que se caracterizan por permitir una mejor evaluación de variaciones, en el sentido de que cada departamento señale sus propias metas y los recursos que se necesitan para alcanzarlos. Cuando suceden los hechos reales, se comparan con lo planeado en cada área, y de las variaciones resultantes se responsabiliza al jefe y personal correspondientes.
¡Te propongo que sigas estudiando este tema!
(s. a.) (s. f.). [Control presupuestal] [ilustración]. Tomada de https://pixabay.com/
El control presupuestal es un mecanismo a través del cual se comparan las cifras presupuestadas con las cifras realmente obtenidas en las finanzas de una empresa, con el objetivo de calcular una serie de desviaciones o variaciones, analizarlas y establecer acciones correctivas.
Los presupuestos centran su atención en los informes de desempeño y en su evaluación, para determinar si las causas son satisfactorias, así como de aquellos que no alcanzaron las metas planeadas.
El control presupuestal se ejerce a través de los siguientes niveles.
Niveles a través de los cuales se ejerce el control presupuestal
Como puedes ver, el control presupuestal es una herramienta de la que se valen las empresas para dirigir todas sus operaciones; se logra a través de la comparación sistemática del conjunto de presupuestos establecidos para cada uno de sus departamentos, con los datos históricos que refleja la contabilidad durante el mismo periodo.
Una vez que se han determinado las desviaciones, lo inmediato es hacerlas del conocimiento de la administración para que se tomen las medidas pertinentes, a fin de corregirlas e iniciar un nuevo presupuesto con vistas a obtener nuevas cifras.
Los informes de desempeño no llevan una normatividad específica; sin embargo, pueden presentarse de la siguiente forma.
En el juego de los estados financieros, esto significa que se colocan simultáneamente las cifras históricas de los estados financieros, junto con sus cifras presupuestadas. Es importante tener en cuenta que la culminación del trabajo presupuestal son los estados financieros; entonces, se está en posibilidad de ir mostrando los saldos reales y los proyectados. El periodo de presentación puede ser mensual, trimestral y anual.
En informes especiales, se formulan documentos especiales en donde se detalla el origen de las variaciones y su naturaleza (positiva o negativa). Este informe está dirigido exclusivamente a la dirección de la entidad y también debe incluir periodos establecidos de tiempo; asimismo, debe incluir sugerencias.
En informes mixtos, se pueden presentar de manera conjunta los estados financieros presupuestados, junto con el informe de variaciones.
Como puedes observar, el objetivo fundamental del control presupuestal es promover la mejora continua en las entidades, pues implica la revisión de las actividades que provocaron las cifras reales.
Una forma de ejercer el control presupuestal es a través del análisis de costo-volumen-utilidad. Dicho análisis consiste en revisar las tres variables que definen la productividad y la rentabilidad de cualquier negocio.
Variables que definen la productividad y rentabilidad de un negocio
La producción es una variable interna que tiene que ver con los recursos disponibles, la capacidad productiva y las ventas. La utilidad, como es sabido, representa la diferencia positiva de las ventas menos los costos. Finalmente, los costos son las erogaciones que permiten la producción y las ventas.
Los costos deben ser clasificados en:
Clasificación de los costos
El análisis de costo-volumen-utilidad se puede realizar con cifras reales y con cifras presupuestadas, ¿cómo ocurre esto último? Pues se cuenta con el presupuesto operativo, el cual comprende el presupuesto de ventas, de producción y de costos. Curiosamente, éstas son las actividades fundamentales del negocio que conectan a las finanzas con la operación.
Los supuestos en los que se basa este modelo son:
Las principales ecuaciones que incluyen ese modelo son:
Principales ecuaciones de este modelo
Como puedes ver, la valoración de las variaciones en los costos y el volumen, así como su influencia en las utilidades, recibe el nombre de análisis costo-volumen-utilidad (CVU), el cual es un método que se puede aplicar en todos los sectores económicos, permitiendo planear y controlar las actividades de manera más efectiva, sobre la relación entre los ingresos, costos, cambios de volumen, impuestos y las utilidades.
Una de las técnicas que emplea el análisis de costo-volumen-utilidad es el punto de equilibrio, misma que constituye una herramienta muy interesante para el control presupuestal, ¿por qué? Porque el punto de equilibrio es el momento en el que no se gana ni se pierde en una empresa, ya que las ventas cubren los costos.
La consigna es que entre más rápido se logre o alcance el punto de equilibrio, el margen de utilidad será mayor.
Cuando se cuenta con el presupuesto de ventas y el de costos, se puede proyectar el punto de equilibrio y establecerse como un objetivo a ser alcanzado por la administración.
El punto de equilibrio puede ser calculado de varias formas, destacando las siguientes.
Costos fijos
1. (costo variable/ventas)
Como se puede ver, en el numerador se encuentran los costos fijos, en virtud de que éstos deben ser cubiertos por las ventas.
En el denominador se muestra la llamada contribución marginal, misma que se abordará en el siguiente punto.
El coeficiente indica las ventas que deben realizarse para cubrir los costos.
Graficando la función de las ventas y los costos totales en un plano cartesiano, se trazan las rectas de las ventas y de los costos totales; y donde se unen, se obtiene el punto de equilibrio. En el eje de las abscisas se muestran las ventas, mientras que en el eje de las ordenadas, los costos.
Ejemplo de una gráfica de ventas y costos
Para el cálculo del punto de equilibrio, es importante obtener el margen de contribución, mismo que puede ser presupuestado. El margen de contribución es el excedente de ventas para cubrir los costos fijos.
La fórmula del margen de contribución es:
ventas totales - costos variables
En otras palabras, y siendo más analíticos, margen de contribución es igual a los ingresos por ventas, menos todos los costos que varían respecto de un factor de costo relacionado con la producción.
(Precios de venta - costos unitarios variables) x número de unidades = costos fijos + ingreso de operación
Margen de contribución por unidad x número de unidades = costos fijos + ingreso de operación
Si el ingreso de operación es igual a cero, entonces:
Número de unidades en el punto de equilibrio = costos fijos/margen de contribución por unidad
Por su parte, la contribución marginal es la representación porcentual del margen de contribución. En estricto sentido, la contribución marginal es la ganancia adicional que se obtiene al vender una unidad más de cierto producto.
El estudio de la contribución marginal es muy interesante e importante, porque indica qué tanto los costos variables provocan las ventas, así como el excedente para cubrir los costos fijos; es por ello que la contribución marginal se considera el denominador del punto de equilibrio. Se debe recordar que los costos variables son aquéllos que se relacionan directamente con las ventas. La fórmula de la contribución marginal es:
(costo variable/ventas)
Como puedes ver, se le llama “margen de contribución” porque muestra cómo “contribuyen” los precios de los productos o servicios a cubrir los costos fijos y a generar utilidad, que es la finalidad perseguida de toda empresa.
El control presupuestal puede ejercerse por escenarios. Éstos representan las variables económicas, políticas y sociales que pueden afectar las alternativas que se diseñan en el trabajo de planeación.
Los escenarios son los siguientes:
Los escenarios de certeza se caracterizan por dar seguridad plena de que los eventos pronosticados se cumplan en el futuro. Éste es el caso de la planeación de la fuerza laboral y el pago de contribuciones, entre otros.
Los escenarios de riesgo son aquéllos que presentan distintas variantes con una probabilidad de ocurrencia razonable. Éste es el caso del presupuesto de producción a distintos niveles de operación.
Son escenarios en los cuales se desconoce el efecto de la decisión tomada, en este caso, relativa a las cifras presupuestales. Ejemplos de estos escenarios, se encuentran en aspectos relacionados con la política económica o eventos naturales.
Los escenarios anteriormente expuestos se plasman en los flujos de efectivo presupuestados, a los que, a su vez, se les puede aplicar una serie de técnicas de valuación, tales como la del valor presente, con el fin de observar los posibles efectos financieros de cada escenario planteado.
Asimismo, no hay que olvidar que a cada escenario se le asigna una probabilidad de ocurrencia; por tal motivo, se deben aplicar técnicas estadísticas para su obtención.
Como lo habrás observado, el análisis de escenarios es una técnica de análisis de riesgo que considera los cambios en las variables fundamentales, como el rango probable de los valores de las variables, con el fin de conocer los posibles efectos financieros de cada situación planteada.
Actividad. El control presupuestal
El control presupuestal es un elemento importante en la planeación financiera de una empresa, ya que promueve la mejora continua en las entidades, pues implica la revisión de las actividades que arrojaron las cifras reales para analizar sus metas futuras. A partir de esto, identificarás las diferentes formas para elaborar un control presupuestal.
Autoevaluación. El control presupuestal en la planeación financiera
Como ya estudiaste en este tema, el control presupuestal es una parte importante en la planeación financiera de una empresa, para llegar a sus metas deseadas.