Clasificación de los manuales administrativos

Microadministrativos: contienen información de una sola empresa o de una de sus áreas.
Macroadministrativos: utilizados en los corporativos donde se incluye información de más de una empresa.
Mesoadministrativos: incluyen información de una o más organizaciones de un solo sector.

El origen de este tipo de manuales administrativos parte de que las empresas pequeñas y medianas cuentan, por lo general, con una estructura organizacional pequeña, es decir, no tienen gran cantidad de niveles jerárquicos, ni de áreas; y el número de puestos con que cuentan son poco especializados, por lo que el manual de organización de esas empresas no es de gran magnitud. Sin embargo, debido al crecimiento y expansión de las empresas, el número de puestos y áreas va en aumento; la especialización de ambos hace más complejo la utilización de un solo manual, razón por la que, en vez de contar con un único manual para toda la empresa, se elabora por áreas; en otra palabra, cada manual contiene información de un área en específico de la empresa.

III. Por su contenido

La magnitud de la empresa, la naturaleza de sus funciones y la complejidad de las mismas servirán para determinar la especialidad y cantidad de los manuales, es decir, tal vez una empresa pequeña puede contener su información en un manual de organización y uno de procedimientos; pero conforme la estructura de la empresa va creciendo y el número y naturaleza de sus funciones se va sofisticando, es necesario elaborar manuales especializados, ya no sólo de organización y procedimientos, también manuales de bienvenida, de formas, de diagramas, de puestos, inclusive de llaves. Así, encontramos manuales de organización, de bienvenida, de organigramas, de puestos, de procesos, de calidad, etc.

IV. Por su ámbito

Se clasifican de la siguiente manera:

Manuales generales: contienen información global de la empresa.
Manuales específicos: contienen información detallada de toda la empresa o de una de sus áreas.

Los manuales de organización se clasifican en generales y específicos. Los generales son aquéllos que contienen información ordenada y sistematizada acerca de toda la estructura de una organización. En tanto que los manuales de organización específicos contienen información ordenada y sistematizada acerca de la estructura de un área específica de la organización.

Manual de organización (estructura básica)

Como ya se comentó, un manual de organización es un documento de apoyo administrativo que contiene, en forma ordenada y sistemática, información sobre las funciones y objetivos de una organización, además de dar a conocer su marco legal, atribuciones, organización; asimismo, describe las relaciones orgánicas que se dan entre las unidades, constituyendo un apoyo de consulta para el personal.

El contenido del manual de organización debe presentar al menos:

1. Portada o identificación

La portada debe contener como datos mínimos:

Nombre y logotipo de la organización.
En el caso de ser específico, qué área abarca.
Lugar y fecha de elaboración.
Numero de revisión.
Unidad responsable de su elaboración, revisión y autorización.
Clave.

2. Índice o contenido

Es la relación de los contenidos del manual, indicando la página.

3. Introducción

Incluye la presentación del manual por parte de las autoridades de la empresa, así como una semblanza del contenido (importancia, metodología utilizada, descripción o propósitos a alcanzar).

4. Objetivo del manual

En este apartado se debe expresar el propósito que se pretende alcanzar con la aplicación del manual, mediante una redacción clara y concreta, donde se exprese el ¿qué?, y ¿para qué?

5. Antecedentes históricos

En esta parte se realiza una descripción de la historia de la empresa o, en el caso de que se trate de un manual específico, se menciona la historia del área a la que corresponda el manual (principales aspectos de su evolución histórica hasta la actualidad).

6. Legislación o base legal

Aquí se hace un listado de las leyes, tratados, acuerdos y reglamentos que normen las funciones de la empresa (Constitución, Tratados, Leyes, Códigos, etc.).

7. Atribuciones

En el caso de las dependencias de la Administración Pública, las funciones que tienen que llevar a cabo cada una de ellas se llaman atribuciones; por ejemplo, si se trata de las Secretarías de Estado, sus atribuciones se encuentran plasmadas en la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal; éstas deberán copiarse fielmente y plasmarse en esta parte del manual (se transcriben textualmente las facultades otorgadas a la dependencia o entidad, incluidas en el Reglamento Interior, señalando el título completo del ordenamiento, capítulo, artículo, inciso y texto de la misma).

8. Estructura Orgánica

En esta parte del manual se incluye el listado de áreas, puestos y niveles jerárquicos de una empresa.

9. Organigramas

Aquí se graficará el o los organigramas que correspondan, ya sea el de toda la empresa o del área que abarque el manual.

10. Funciones

Cada área o puesto de la empresa tiene que llevar a cabo diversas funciones. Aquí se incluyen la función general, global, de cada área o puesto que integra el manual (identificación del puesto, objetivo), la función general (descripción del puesto) y la descripción detallada de funciones, donde se enlista y se redacta la información relacionada con cada uno de las áreas o de los puestos.

11. Glosario de términos

De conformidad con las funciones que se realizan en las organizaciones, se utiliza un vocabulario técnico, por lo que en el glosario se incluyen los tecnicismos o palabras de difícil comprensión y su significado.

12. Directorio

Se realiza un listado con los siguientes elementos: nombre del área, puestos que la integran, nombre de las personas que ocupan estos puestos, ubicación dentro de la empresa, teléfono y correo electrónico.

Diseño del manual de organización (metodología para su elaboración)

1. Diseño del proyecto

A. Se debe realizar una investigación preliminar con el objeto de planear el estudio y de contar con información general acerca de la empresa o del área para la que vamos a elaborar el manual.
B. Con base en la información anterior se determina el responsable de la elaboración del manual y el equipo de trabajo para realizarlo.
C. De conformidad con la persona que nos asignó la elaboración del manual, delimitaremos el universo de estudio, conociendo o determinando el área de estudio y las estrategias a seguir; así como el alcance.
D. Programa de trabajo. Con base en la información recabada, y una vez determinado el universo de estudio, estamos en posibilidad de llevar a cabo el cronograma de actividades que nos permitirá planear y controlar la elaboración del manual. Detallaremos las actividades que vamos a efectuar y el tiempo; deben tomarse en cuenta todos los requerimientos y procedimiento que fundamentan el trabajo que se va a realizar:

Diseño de proyecto

2. Presentación del proyecto a las autoridades competentes

Ahora ya se cuenta con elementos suficientes para presentar a las autoridades el proyecto para elaborar el manual de organización. Es importante que recuerdes que en todo proyecto debes incluir datos mínimos, como el objetivo del manual, programa de trabajo, técnicas y herramientas a utilizar en el estudio y presupuesto.

Para llevar a cabo un manual, cabe resaltar la importancia que tiene la participación no sólo del equipo de trabajo, sino de la empresa y de los individuos que te proporcionarán la información para la elaboración del manual. Es recomendable presentar el proyecto al área que va a intervenir directamente, el área afectada y el área responsable.

Asimismo, al responsable del proyecto se le denomina líder de proyecto o gerente de proyecto. Esta persona debe guiar, coordinar y motivar al equipo de trabajo en la elaboración del manual; debe ser un profesional de la administración, tener habilidades de liderazgo y conocimiento sobre el tipo y giro de la empresa donde se llevará a cabo el proyecto.

3. Recolección y clasificación de la información

Una vez que las autoridades han aprobado el proyecto, con base en la información que obtuvimos en la investigación preliminar, procederemos a diseñar un cuestionario (en el caso del manual de organización, que nos permita obtener información acerca de la estructura de la empresa, conforme al contenido del manual). En este apartado, se debe conocer el personal que participa para el levantamiento de la información; el registro de los hechos para conocer la información específica y útil; consulta de documentos (base jurídica, circulares, oficios, etc.); de igual forma, se llevan a cabo la observación directa y la encuesta, mediante la cual, a través de entrevistas personales y de una guía de preguntas (cuestionario), se obtiene información preliminar al análisis y la información para elaborar el manual.

4. Análisis de la información

Una vez que ya se tiene la información, se debe ordenar y sistematizar para proceder al análisis, en donde, tomando como punto de partida el contenido del manual de organización, procederemos a revisar la información recabada para detectar, en primer lugar, si no nos faltan datos y, en segundo lugar, proceder a clasificarla en el orden que se plasmará en el manual.

Es aquí donde deben realizarse las siguientes interrogantes ¿qué trabajo se hace?, ¿para qué se hace?, ¿quién lo hace?, ¿cómo se hace?, ¿con qué se hace?, ¿cuándo se hace?

5. Elaboración del manual

Ahora podemos elaborar los antecedentes históricos, transcribir la base legal de la empresa, elaborar la estructura orgánica y los organigramas, llevar a cabo la descripción de funciones y de puestos, formular el directorio y el glosario de términos. Posteriormente, lo estructuraremos mediante su portada, índice, introducción, etc.; y de este modo quedará formalmente integrado el manual.

6. Presentación del manual para su aprobación

Una vez integrado el manual, se convoca a una junta para presentarlo a las autoridades, quienes otorgan la autorización de darlo a conocer e implantar.

7. Implantación del manual

Implantar quiere decir poner en práctica, por lo que una vez aprobado el manual por las autoridades se procederá a implantarlo.

8. Revisión y actualización

Las manuales no son documentos que deban permanecer estáticos, porque el mundo actual genera cambios constantes, tanto en el medio ambiente en que se desarrollan las organizaciones, como en las propias empresas; por eso es necesario una permanente revisión y actualización del manual de organización.

Introducción