Descripción de Puesto: Definición, Objetivos, Partes, Datos y Usos

Unidad de Apoyo para el Aprendizaje

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Introducción


El análisis de puestos es un proceso que consiste en investigar, describir y registrar el objetivo de un puesto de trabajo, sus principales cometidos y actividades, así como las condiciones en las que se adquieren los conocimientos, habilidades y aptitudes precisos. El análisis del puesto de trabajo a menudo da lugar a dos tareas principales: su descripción y la especificación de los requisitos del mismo.

No obstante, es necesaria una condición importante previa al análisis, a saber, la comunicación del proceso a todos los niveles, para tener una buena colaboración en el desarrollo de las tareas.

En esta unidad podrás revisar sus objetivos, partes y datos que incluye una descripción de puestos, con el fin de identificar la importancia de esta herramienta en el área de personal. Posteriormente, podrás realizar una actividad de aprendizaje y una autoevaluación para corroborar los conocimientos adquiridos y, si es necesario, podrás revisar nuevamente la información para corregir cualquier error o duda que surja.


Equipo de trabajo realizando un análisis de puestos.



El estudio de este tema te permitirá:

Estudiar el concepto, objetivos, partes, datos y usos de la descripción de puestos, a través de lo expuesto por reconocidos autores de la materia, con la finalidad de que identifiques su importancia en el área de personal.

Definición


La descripción de puestos es un documento en el que se especifican los objetivos y las funciones que conforman un puesto y que lo hacen diferente de otros dentro de la organización. Específicamente se detalla lo que debe hacer el ocupante del puesto, cómo lo hace y para qué lo hace.



En palabras de Mondy (2010), “la descripción de puestos es un documento que brinda información acerca de las tareas, los deberes y las responsabilidades esenciales de un puesto. Las cualidades mínimas aceptables que un individuo debe poseer para efectuar un trabajo en particular están contenidas en la especificación del puesto” (p. 93).



(s. a.) (s. f.). [Descripción de puestos] [fotografía]. Tomada de https://pxhere.com/es/photo/63561



Objetivos


Objetivo 1

Diseñar una estructura de puestos de trabajo acorde con las necesidades y objetivos de la empresa.


Objetivo 1. Diseñando la estructura de los puestos de trabajo en una organización.

Objetivo2

Recabar, analizar y actualizar información de los puestos de trabajo. Al conocer el espacio físico del trabajo se colabora en la reducción de accidentes de trabajo


Objetivo 2. (s. a.). (2017). [Objetivo 2. Actualizando la información de los puestos de trabajo en una organización] [fotografía]. Tomada de https://pixnio.com/es/objetos/computer/ordenador-portatil-teclado-de-ordenador-telefono-movil-mano-oficina-lapiz-lugar-de-trabajo-papel

Objetivo 3

Aclarar el grado de contribuciones que exige la organización a quien ocupe el puesto.


Objetivo 3. Aclarando las contribuciones que exige la organización de un puesto.

Objetivo 4

Facilitar, en el menor tiempo, la adaptación del nuevo empleado a la organización.


Wonglakorn, S. (2016). [Objetivo 4. Adaptando a una empleada en un puesto de trabajo en el menor tiempo posible] [fotografía]. Tomada de https://pixabay.com/es/gente-personal-construcci%C3%B3n-laboral-1730665/

Objetivo5

Pormenorizar las tareas y obligaciones que el individuo tendrá al instalarse en el puesto ayuda a disminuir el grado de ansiedad que se padece cuando no se tiene el conocimiento de lo que se debe hacer.


Objetivo 5. Estableciendo las tareas y obligaciones de un puesto de trabajo para reducir la ansiedad de los futuros empleados.

Objetivo 6

Sumado a otros elementos, permite elevar los niveles de productividad de la organización.


Rawpixel. (2017). [Objetivo 6. Elevando el nivel de productividad en una organización] [fotografía]. Tomada de https://pixabay.com/es/lluvia-de-ideas-negocio-colegas-2398556/

Partes y datos que se incluyen en una descripción de puestos


No existe un proceso único para definir los elementos que incluye una descripción de puestos, pues se establece de acuerdo con el tipo de empresa, tamaños y rasgos propios de su organización, objetivos y necesidades. Sin embargo, en todo caso, requiere que se haga una lista a detalle de qué, cómo y por qué se hacen las cosas. En este orden, incluirá al menos los siguientes parámetros. (Dolan, 2003)



Título del puesto

El título del puesto debe indicar su importancia y también el nivel relativo que ocupa el empleado en la jerarquía de la organización.

Denominaciones del trabajo

Se refieren a un conjunto de cometidos de los cuales es responsable una persona.

Departamento y división

Se especifica dónde se localiza el puesto de trabajo.

Fecha

Fecha en la que se realiza la descripción del puesto; también se anota la fecha de la última actualización.

Nombre del titular (optativo)

Tanto el nombre del titular como el del analista del puesto son útiles para el mantenimiento de los archivos.

Resumen u objetivo del puesto de trabajo

Síntesis que puede utilizarse para la asignación de puestos.

Supervisión que recibe y que ejerce

Establece las relaciones de dependencia. Si se desempeñan tareas de supervisión, se detallarán los cometidos relacionados con ésta en la descripción del puesto.

Obligaciones y responsabilidades principales

Están formadas por la colección de tareas que se repiten y las no insignificantes. Se deben jerarquizar en función del tiempo dedicado y su importancia. Un cometido puede necesitar poco tiempo para su realización, pero ser especial para el éxito del trabajo.

Requisitos del puesto de trabajo

Descripción de la experiencia, educación, formación, acreditaciones, conocimientos, habilidades y aptitudes necesarios para desempeñar el puesto de trabajo. El conocimiento se refiere al cuerpo de información sobre un área temática concreta que, en caso de aplicarse, permitirá desempeñar adecuadamente el puesto de trabajo (por ejemplo, conocimientos de programación informática o derecho laboral). Los términos habilidad y aptitud a menudo se utilizan indistintamente; hacen referencia a la capacidad observable para llevar a cabo una actividad (por ejemplo, manejar una grúa). Los requisitos deberían limitarse a la calificación mínima con la que se espere que cuente un nuevo empleado.

Contexto del puesto de trabajo

•Exteriores
•Zonas remotas
•Bajas temperaturas
•Lugares cerrados
•Expuesto a humo, ruidos
•Enfermedades

Importancia


Bohlander y Snell (2001) proponen cuatro consideraciones básicas del diseño de puestos, las cuales confirman su importancia para la organización y los empleados.



Esquema mostrando las consideraciones básicas del diseño de puestos

Gráfico 1. Esquema de las cuatro consideraciones para el diseño de puestos

Diversos usos de la descripción de puestos


Las aplicaciones de la descripción y análisis de puestos son muchas, ya que los puestos constituyen la base de cualquier programa de recursos humanos. A continuación, se mencionan las más importantes.



Aplicación o uso 1

Obtener apoyo económico para la elaboración de anuncios, demarcación del mercado de mano de obra, dónde se debe reclutar, etc., es la base para el reclutamiento de personal.


Reclutamiento de personal

Aplicación o uso 2

Determinar el perfil del ocupante del puesto —con lo cual se aplicará la batería adecuada de exámenes—, es el fundamento para la selección de personal.


Vesalainen, T. (2017). [Batería adecuada de exámenes para selección de personal] [fotografía]. Tomada de https://pixabay.com/es/lista-de-comprobaci%C3%B3n-de-verificaci%C3%B3n-2077020/

Aplicación o uso 3

Obtener el material necesario para el contenido de los programas de capacitación, base para la capacitación de personal.


Aniset. (2016). [Capacitación de personal] [fotografía]. Tomada de https://pixabay.com/es/clase-preparaci%C3%B3n-emprendedor-job-1227090/

Aplicación o uso 4

Determinar, mediante la valuación y clasificación de puestos, los niveles salariales de acuerdo con la importancia relativa de los puestos dentro de la organización y del nivel de salarios en el mercado de trabajo, es el fundamento de la administración de sueldos y salarios.


(s. a.). (2012). [Valuación y clasificación de puestos] [fotografía]. Tomada de https://www.flickr.com/photos/68751915@N05/6848823919

Aplicación o uso 5

Estimular la motivación del personal para facilitar la evaluación del desempeño y el mérito funcional. (Chiavenato, 2007b)


(s. a.). (2017). [Motivación] [fotografía]. Tomada de https://pxhere.com/es/photo/913829

Aplicación o uso 6

Servir de guía, tanto al supervisor en el trabajo de sus subordinados, como al empleado en el desempeño de sus funciones.


Retamal, Y. (2016). [Ejemplo de seguridad industrial] [fotografía]. Tomada de https://pixabay.com/es/industrial-seguridad-log%C3%ADstico-1636390/

Aplicación o uso 7

Proporcionar información con el propósito de minimizar la insalubridad y peligro en determinados puestos, lo que comprende la higiene y seguridad industrial.


Retamal, Y. (2016). [Ejemplo de seguridad industrial] [fotografía]. Tomada de https://pixabay.com/es/industrial-seguridad-log%C3%ADstico-1636390/

Actividad. Revisando los usos de la descripción de puesto

Como vimos en este tema, la descripción de puestos es un documento en el que se especifican los objetivos y las funciones que conforman un puesto y que lo hacen diferente de otros puestos de la organización.
En esta unidad identificaste los usos de la descripción de puestos en el área de personal. El siguiente paso es revisar los conocimientos adquiridos, para lo cual deberás seleccionar Falso o Verdadero según corresponda a los enunciados que se presentan a continuación.

Autoevaluación. Sistemas de apoyo a la toma de decisiones

En muchas ocasiones, las decisiones que se deben tomar van más allá de la propia experiencia del directivo: esto hace necesario el empleo de diversos mecanismos, aplicaciones y, en algunos casos, programas de cómputo específicos para tomar decisiones adecuadas.


Fuentes de información

Bibliografía

Dolan, S., Valle, R., Jackson, S. y Schuler, R. (2003). Administración de recursos humanos (12.a ed.). Madrid: Thomson.



Bohlander, G. y Snell, S. (2001). La gestión de los recursos humanos: Preparando profesionales para el siglo XXI 2.a ed.). Madrid: McGraw-Hill.



Mondy, W. (2010). Administración de recursos humanos. México: Pearson.



Documentos electrónicos



Jiménez, E., Hernández G., Santiago M. y Flores, N. (2017). Recursos humanos. Apunte electrónico [Versión electrónica]. México: SUAYED-UNAM-FCA. Consultado el 25 de octubre de 2017 de http://fcasua.contad.unam.mx/apuntes/interiores/docs/20172/informatica/3/apunte/LI_1260_30096_A_RecursosHumanos_VI.pdf



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