Administración de Proyectos

Unidad de Apoyo para el Aprendizaje

Iniciar

Introducción


La administración de proyectos es un conjunto de herramientas y técnicas que se utilizan en las organizaciones actuales como parte de la adaptación o creación de nuevas estrategias, ya sea para el lanzamiento de un producto o la modificación de una estructura. Como se verá, los proyectos son un ejemplo de aplicación de las técnicas aprendidas y el manejo de grupos multidisciplinarios.



El estudio de este tema te permitirá:

Reconocer la importancia de la administración de proyectos, a partir de la tipificación de sus elementos, diseño, particularidades, así como sus herramientas, en beneficio de los grupos y equipos de trabajo de una organización

Los proyectos en el contexto de la administración y su importancia


La administración de las organizaciones se enfrenta hoy a un ambiente complejo, caracterizado por la multiplicidad de variables y los cambios constantes. Ello conlleva a menudo a que se tenga que hacer frente a problemáticas de diversa índole. Derivado del medio en el que se desenvuelven las empresas, muchas de ellas trabajan con el esquema de proyectos, a fin de asegurar crecimiento y solidez en un medio complejo. Por lo anterior, en este primer apartado se revisará el concepto de proyecto.

¿Qué es un proyecto?


El concepto proyecto podemos definirlo como el conjunto de esfuerzos temporales, dirigidos a generar un producto o servicio único, con indicadores de rendimiento, periodos, costo y requisitos de alcance. Los proyectos son considerados parte de la ventaja competitiva; así, la administración de proyectos sienta las bases para una metodología y aplicación de técnicas administrativas.

De esta forma, cuando las organizaciones trabajan mediante proyectos, pueden atender a diversos formatos, considerando los siguientes puntos:


1. Al equipo de trabajo involucrado en su realización.

2. Las áreas que habrán de participar.

3. El tiempo que habrá de invertirse.

4. Los costos de operación.

5. Los recursos materiales, humanos.

Actualmente, muchos de los proyectos desarrollados en las organizaciones son apoyos para lograr la estrategia de negocios; es decir, los proyectos se utilizan a menudo como un medio para lograr el plan estratégico de la organización, por lo que su autorización es resultado de una o más de las siguientes consideraciones estratégicas (PMI, 2008):


1. La demanda del mercado.

2. Oportunidad estratégica/necesidad comercial.

3. Solicitud del cliente.

4. El avance tecnológico.

5. Los requisitos legales.

Se agrega a esto que las organizaciones no tienen un solo proyecto, sino un portafolio encaminado al logro de los objetivos estratégicos, como es el caso de las empresas de Elon Musk, como SpaceX y Tesla Motors, lo que implica la cantidad de proyectos que hay que administrar y coordinar para el logro de los objetivos de la organización.

Diferentes tipos de proyectos y sus características


Los proyectos pueden categorizarse de acuerdo a distintos criterios. La siguiente tabla concentra algunos de ellos.


Tabla 1. Criterios de los proyectos y sus características

Criterio Categorías
Área de aplicación
  • Inversión (generación o creación de una empresa, lanzamiento de instrumentos de capitalización).
  • Tecnología de la información (instalación o migración de software o nuevos procesos de producción).
  • Desarrollo de productos (investigación y desarrollo de nuevos materiales o tendencias).
  • Organización (reingeniería, desarrollo organizacional, implementación de procesos o un cambio de dirección).
Participantes
  • Externos (consultores) e internos (colaboradores).
  • De acuerdo a la complejidad social (redes de investigación, cámaras empresariales o colaboradores de la empresa).
  • De acuerdo a las unidades de organización participantes (matrices, sucursales o franquicias).
  • Proyectos simples y múltiples.
Nivel de incertidumbre tecnológica
  • Baja incertidumbre tecnológica.
  • Incertidumbre tecnológica media.
  • Alta incertidumbre tecnológica.
  • Súper alta incertidumbre tecnológica.

Independientemente del tipo que sea el proyecto, sus características principales son las siguientes:

  • Temporal: significa que cada proyecto tiene un inicio y fin definidos, un tiempo delimitado.
  • Único: cada proyecto se desarrolla en circunstancias específicas que le confieren la cualidad de único, las cuales podrían ser…

  • Un producto, sea un artículo final o un componente de otro.
  • La capacidad de ejecutar un servicio, como una función de negocio para soportar la producción o distribución.
  • Un resultado, como en proyecto de investigación.
  • Elaboración progresiva.

Cada proyecto desarrolla gradualmente un producto, servicio o resultado, de la manera más conveniente (Martínez, 2008).

Un ejemplo de estos elementos son los monumentos y edificios que vemos cotidianamente; así podemos ver resultados a través del tiempo. Es preciso mencionar que estos elementos también nos proporcionan la capacidad de administrar eficientemente los proyectos.

Elementos de la administración de proyectos


Si tomamos en cuenta la administración de proyectos como una base triangular, el alargamiento de alguno de sus vértices afecta al resto de la figura, provocando incrementos o reducciones, según sea el caso.

Veamos la siguiente imagen:

Esquema 1. Elementos de la administración de proyectos


Así, los proyectos deben contar con una finitud y no perpetuarse, lo que generaría pérdidas para las organizaciones; tomemos como ejemplo una construcción: entre más tiempo utilicemos más recursos necesitaremos

Ahora hay que recordar que al inicio de todo proyecto los costos son elevados y se parte de prueba y error; pero a medida que el proyecto avanza la curva de aprendizaje se va haciendo corta y rutinaria, y los costos bajos.

Diseño de proyectos y elementos de un proyecto


El diseño de un proyecto debe tomar en cuenta los siguientes aspectos:


La formulación del proyecto debe definir los aspectos técnicos y operativos de su implementación, como costos, financiamiento, calendarización y actividades; asimismo, la identificación de metas y objetivos, junto con la definición de entradas, actividades, salidas y resultados durante la etapa de diseño del proyecto, guiará su implementación, proporcionando además información para la evaluación del desempeño en términos de eficiencia y efectividad en la entrega, el logro de los objetivos y su impacto.

Problemáticas comunes por un proyecto mal diseñado


Las problemáticas más comunes que pueden presentarse por un proyecto mal diseñado son las siguientes:


1. Objetivos inconsistentes con las necesidades y creencias de los beneficiarios.

2. Falta de identificación de las partes interesadas.

3. Participación facultada de las partes interesadas en el diseño y formulación del proyecto, comprometiendo la actuación de las mismas y los resultados del proyecto.

4. Desarrollo de objetivos que no pueden medirse y que, por lo tanto, no permiten ni la evaluación de la ejecución del proyecto ni comunicar sus resultados.

5. Actividades que no generan resultados ni impactos deseados.

6. Actividades que sin intención generan efectos negativos.

El diseño de un proyecto está condicionado por diversos factores. Un abordaje muy general es el que se muestra en la siguiente tabla, que corresponde al método de diseño de proyectos:

Tabla 2. El método de diseño de proyectos

Fase Pasos
Apreciación integral. Identifica las características y operación del medio ambiente, a fin de lograr la comprensión de los problemas y sus oportunidades. Identificación de la población objetivo, afectada por el problema y beneficiada por los resultados del proyecto.

Evaluación de necesidades que ayuden a identificar los problemas y sus causas, los cuales debe resolver el proyecto.

Caracterizar y categorizar a la población objetivo.

Evaluación de las partes interesadas. Identificarlas investigando sus intereses, roles, poder y capacidad para participar; identificar las relaciones entre ellas y la cooperación o conflictos potenciales; interpretar los hallazgos y determinar cómo afectarán el diseño del proyecto y su éxito.

Evaluación institucional, para identificar a los colaboradores potenciales.

Análisis de género, para identificar y comprender las diferencias de los roles de género; identificar sus relaciones; diseñar actividades del proyecto acordes al género; evaluar los impactos del proyecto de acuerdo al género; aportar estadísticas comparativas con datos cualitativos que permitan una mayor comprensión en los roles de género y sus relaciones.
Análisis y síntesis, que consiste en la organización de la información recolectada y en la apreciación integral, a fin de identificar problemas, sus causas y efectos de manera sistemática Identificación del problema, considerando el grado en que resolverlo afectará a la población objetivo; la importancia y ámbito del problema; su jerarquización; los principios y objetivos organizacionales involucrados; la habilidad de la organización para resolverlos; los patrocinadores interesados y los recursos de los que disponen.

Con sus causas y consecuencias subyacentes.

Análisis causal jerárquico o secuencia de factores y condiciones que contribuyen al problema.

Definición de problemas, causas y consecuencias, en términos de la condición que el proyecto intenta resolver (el qué); la población afectada o población objetivo (el quiénes); y la ubicación de la población (el dónde).
Estrategia enfocada que describa cómo los insumos y productos del proyecto resolverán las causas específicas y conducirán a mejoras sustentables en el medio. Seleccionar causas específicas que el proyecto debe abordar, considerando su potencial para hacer la diferencia cuando sean eliminadas; su aportación a la problemática; el impacto positivo en caso de resolverse y las causas relacionadas; si la organización cuenta con las habilidades, experiencia y recursos para resolverla; y si tienen sentido para las partes interesadas.

Desarrollar las intervenciones para cada causa seleccionada, es decir, las acciones y procedimientos desarrollados para resolver cada causa.

Construir una hipótesis del proyecto y el modelo lógico. Las hipótesis obtenidas de las correlaciones entre resultados y efectos, ya sea aceptados por estudios o evaluados durante la implementación. Los modelos lógicos identifican los vínculos causales entre las entradas, actividades, productos, resultados, impactos estratégicos a largo plazo y factores contextuales.

Identificar supuestos y preguntas clave. Los supuestos son circunstancias/condiciones importantes para el éxito del proyecto que van más allá de las preguntas clave que se deben responder durante el diseño del proyecto.

Identificar y desarrollar soluciones para los efectos no deseados.
Sistemas de información coherentes, que permitan definir claramente el proyecto, cómo se evaluará el progreso y medirán sus impactos. Sistemas de información coherentes, que permitan definir claramente el proyecto, cómo se evaluará el progreso y medirán sus impactos. Identificar metas del proyecto, es decir, cambios de comportamiento que deben ocurrir cuando se logre la meta final.

Relacionar metas con intervenciones, visualizando y relacionando las causas de los problemas, las hipótesis y el impacto de la meta, los efectos de los objetivos, los resultados y las actividades.

Desarrollar definiciones operacionales, describiendo específicamente las declaraciones de metas e identificando los indicadores para simplificarlas.

Identificar indicadores para cada nivel en la jerarquía.

Establecer objetivos y puntos de referencia.

Identificar salidas, actividades y entradas.

Desarrollar un plan de monitorización y evaluación, delineando la información necesaria para monitorizar la implementación y evaluar el progreso.
Práctica reflexiva, evaluar si los proyectos siguen su curso para lograr los objetivos o, en su caso, adaptarlos a los cambios en el contexto. Documentar el éxito o fracaso del proyecto.

Investigar áreas de oportunidad.

Determinar los factores.

Exposición de hechos.

Determinar los resultados.

Programas de cómputo para la administración de proyectos


En este apartado se mencionan algunos programas de cómputo para la elaboración de proyectos:


Tabla 3. Programas de cómputo para la administración de proyectos

Nombre Uso
Excel Elaboración de hojas de cálculo para hacer graficas de Gantt, cronogramas y presupuestos.
Project Permite diagramar y hacer cronogramas; se puede utilizar combinándolo con otros programas de Office.
Free mind Creación de mapas mentales y conceptuales, así como el manejo de reuniones grupales.
Smartsheet Aplicación de colaboración para el desarrollo de hojas de cálculo, gráficas de Gantt y plantillas para varios tipos de proyectos.

Así, los programas de cómputo se han vuelto para cualquier proyecto una herramienta primordial, desde la planeación del proyecto hasta su puesta en marcha. El manejo de los programas y equipos de cómputo guían al profesional especializado en proyectos a una constante actualización que le permita realizar su actividad.

El uso efectivo de la administración de proyectos


Utilizar la administración de proyectos permite:

  • Generar resultados a largo plazo.
  • Desarrollar habilidades directivas y técnicas específicas.
  • Generar una correcta planeación y toma de decisiones.
  • Adecuado manejo de recursos y economizar el tiempo.
  • Manejar grupos interdisciplinarios.

Es necesario que analicemos los factores de éxito en las organizaciones, pero no tratar de imitar la implementación de proyectos, dado que hay que desarrollar las diversas técnicas y estrategias adecuadas a cada organización.


Actividad. Identificación de la administración de proyectos

La administración de las organizaciones en la actualidad está basada en proyectos, ya sea para lanzar un producto, construir una obra o investigar. Todo proyecto requiere de elementos sobre los cuales hay que decidir y tomar acciones para su éxito o fracaso, por lo que es necesario que conozcas sus elementos y características. ¿Tú podrías tomar las decisiones correctas para realizar exitosamente un proyecto dentro de alguna organización? Es hora de saberlo.


Autoevaluación. Reconocimiento de la administración de proyectos

Reconocer el tipo de proyecto que se va a realizar te permitirá conocer los alcances y recursos, para tomar decisiones, prever situaciones y evitar inversiones no contempladas.

Ahora recuerda que ser un administrador de proyectos implica una visión amplia y un compromiso con la organización y el manejo de tu equipo de trabajo.

Fuentes de información

Básicas

Gido, J. y Clemens, J. (2001). Administración exitosa de proyectos. México: International Thomson Editores.

Gray, C. (2009). Administración de proyectos. México: McGraw-Hill/Interamericana.

Torres, Z. y Torres, H. (2014). Administración de proyectos. México: Patria.

Complementarias

Pmi.org. (2017). DPMI/Project Management Institute. Consultado el 5 de septiembre de 2017 de http://www.pmi.org




Cómo citar

Texto correspondiente a esta sección.