¿Qué es la administración?

La administración es una ciencia social muy “joven”, que inició a principios del siglo XX; con los trabajos de Frederick W. Taylor (¿?-1913) y de Henri Fayol (1841-1925) se contemplaba a las organizaciones a partir del punto de vista industrial. Desde sus inicios la administración ha recabado para su cuerpo de conocimientos diversos enfoques de otras áreas del conocimiento humano (matemáticas, economía, sociología, psicología, etc.).

Hasta los años cincuenta el estudio y enfoques utilizados en las organizaciones se encontraban delimitados a cuatro aspectos:

El enfoque clásico o científico (Taylor, Fayol, Gantt y Gilbreth).
El enfoque humano relacionista (Mayo, Maslow y Mcgregor).
El enfoque neoclásico (Mary Parker Follet).
El enfoque de sistemas (Bertalanffy)

De la Sierra, G. l. y Ballina, F. (2004). Administración, una interrogante social, política y ecológica, Tesis, UNAM − FCA, México.

Así, la administración se ha vuelto cada vez más estratégica, al grado de que las organizaciones generan herramientas concretas de acuerdo al contexto en el que se desarrollan y que veremos más adelante.

Los enfoques modernos de la administración surgen a partir de tres elementos:

Esquema 1. Elementos de los enfoques modernos de la administración

Globalización

Las organizaciones constituyen el motor de la globalización. A través de ellas se construye, destruye, deconstruye y reconstruye el mundo moderno. Los cambios organizacionales se establecen como la condición necesaria para operar y sobrevivir en los procesos de globalización, lo que las obliga a diseñar estrategias intra e interorganizacionales que, además de garantizar su supervivencia, inciden en la forma y los modos de organización (Barba y Montoya, 2008: 1158).

El fenómeno de la globalización, entendido como la inserción comercial de los países por medio de la elaboración de convenios comerciales (tratados de libre comercio [TLC]), tiene como fin facilitar el libre tránsito de mercancías entre regiones, y con ello facilitar la exportación de productos, por lo que dicha inserción resulta importante para los sectores económicos. Por lo tanto, la administración ha mantenido un constante crecimiento y desarrollo de nuevas técnicas y enfoques; no obstante, la globalización busca esencialmente la integración de bloques, donde los países buscan su inclusión para la ayuda y la cooperación mutua.

CUAED. (2017). El fenómeno de la globalización [ilustración].

El estudio de las organizaciones

El surgimiento de nuevas profesiones o especialidades, que tienen como objeto de estudio a la organización o afectan a las organizaciones, ha generado campos multidisciplinarios para abordar los diferentes aspectos de la organización y el desarrollo de técnicas que permiten a los administradores su aplicación.

Dentro de las características generales de las técnicas o enfoques administrativos se encuentra el enfoque posmoderno, entendido como un cambio en los paradigmas sociales y culturales, que ha llevado la globalización a las empresas, y con ello a desarrollar estructuras flexibles y cada vez más introspectivas.

CUAED. (2017). El estudio de las organizaciones [ilustración].

Características generales de las técnicas o enfoques administrativos contemporáneos

Dada la flexibilidad como característica de las estructuras organizacionales, éstas se han vuelto cada vez más contingentes, permitiendo dar perspectiva y contextualizar la o las situaciones dadas en el fenómeno organizacional.

Esquema 2. Características generales de las técnicas o enfoques administrativos contemporáneos

Esquema de las características generales de las técnicas

Aparte de la globalización, el aspecto importante a tomar en cuenta es el contexto siempre cambiante de las condiciones del mercado o de la competencia; así, las organizaciones tienden a buscar, dentro de la universalidad de la administración, adaptabilidad en el contexto.

Las organizaciones buscan mejorar sus eficiencias en todas sus áreas; lograrlo o no corresponde a su adaptabilidad o a desarrollar mejoras ante las circunstancias del contexto, por lo que, al ser un entorno competitivo, de calidad y de innovación, las organizaciones desarrollan técnicas específicas, como Xerox el benchmarking, Toyota el sistema de producción esbelta, o buscan universidades para desarrollar dichas herramientas, como el cuadro de mando integral.

El cambio en las organizaciones

Cuando se habla de cambio en la organización nos referimos a transformaciones reales; dicho cambio es necesario para sobrevivir; sin embargo, se dificulta por la incertidumbre de llevarlo a cabo cuando su organización se encuentra trabajando, ya sea de manera limitada o mal enfocada. El cambio es una condición inherente y afecta a las organizaciones; así, la índole del cambio será en tres niveles esenciales:

En el medio ambiente

El medio ambiente es un factor esencial en toda organización, porque el cambio es una constante que no se puede controlar; en este caso, el medio ambiente va a estar conformado por variables económicas, sociales, políticas y físicas (enfermedades, desastres naturales, etc.), que van a determinar las posibles situaciones a las que se puede enfrentar una organización.

Un ejemplo de lo que el medio ambiente puede hacer es el caso de las enfermedades como la influenza AH1N1, que causó estragos en México, no sólo internamente a los comercios, sino a exportaciones y turismo, afectando a las empresas en general.

Otro de los ejemplos más utilizados es la “nueva economía” basada en tecnología de la información, la cual ha llevado al desarrollo de nuevas tecnologías en los negocios, utilizando Internet (e-business, e-commerce, b2b, etc.).

El medio ambiente es una mezcla de múltiples factores que nos van a afectar externa e internamente dentro de nuestra empresa; por eso es menester que el microempresario tenga la suficiente visión para sortear los cambios

En la organización

La organización es el segundo punto que debemos analizar a fondo; habrá que mencionar que las organizaciones actuales no se mantienen estáticas, ya que esto significaría su desaparición; por ejemplo, en la actualidad es necesario adaptarse a las condiciones de la globalización.

Cabe mencionar que las empresas tienden a adaptarse o desaparecer; tal es el caso de las organizaciones que tuvieron que dejar el modelo industrial de finales del siglo pasado y empezar a conformarse como verdaderas organizaciones en lo económico, sistemático y social, ya que las empresas, como sistemas, son completamente abiertas, son afectadas por los cambios externos e internos. Los cambios externos tienden a hacer que la empresa se adapte, pero así como en la evolución de los seres vivos la función crea el órgano, así la adaptabilidad de las organizaciones estará determinada por la cantidad de funciones que tenga que realizar y las necesidades que tenga que satisfacer.

En los recursos humanos

El recurso humano es el más valioso de cualquier organización, debido a que es aquél que va a dar la consistencia a las estructuras organizacionales, el que aporta su talento, trabajo, creatividad y esfuerzo dentro de la organización; pero a su vez, es el más susceptible de ser afectado por los cambios (dentro de la organización) en la situación social, el grado de educación, la cultura organizacional, así como los hábitos, ritos y rituales. El recurso humano es el músculo de la organización y debe ser involucrado en los cambios a realizarse dentro de ella.

Ahora, para llevar a cabo los cambios, es preciso tomar en cuenta cuatro criterios fundamentales:

Esquema 3. Criterios de cambios

El cambio debe darse de forma gradual en toda la organización e integrar cuatro elementos que interactúen para lograr el máximo éxito. En el siguiente fichero encontrarás la lista de los elementos para lograr el éxito.

cultura:

la posibilidad de transformación puede generar una resistencia importante; sin embargo, la participación del personal es crucial para el éxito, por lo que es necesario que aquél entienda el proceso del cambio y sus beneficios.

Procesos y sistemas de información:

existe una enorme evidencia de que, en muchas empresas, los procesos de trabajo son poco efectivos para agregar valor a los clientes, por lo que ejecutar un cambio ayudaría a eliminar tareas innecesarias y favorecería objetivos orientados al cliente.

Estructuras e instalaciones:

realizar un cambio ayuda a vencer la inercia y la costumbre que se da dentro de la estructura organizacional, de tal manera que se puedan generar nuevas y flexibles relaciones que resulten en patrones de trabajo más eficientes.

Tecnología:

la tecnología es muy importante para lograr una eficiencia en el trabajo, pero debe integrarse a los demás factores para que un cambio sea satisfactorio, tanto para el cliente como para el consultor.

El cambio contribuye a la modificación de los patrones culturales existentes dentro de una organización, provoca que el trabajo se realice de una forma más eficiente y logra una mayor motivación al personal; además, al trabajar de una manera más cercana y sencilla, se cuenta con los elementos necesarios para el desarrollo de la empresa y sus necesidades.

Los constantes cambios nos conducen a realizar adaptaciones a nuestras culturas organizacionales, tanto en valores como en criterios, opiniones y estilos de dirección y planeación. En el mundo de los negocios ha pasado por diversas etapas, desde la invención de la rueda hasta las sociedades industriales y la nueva comunidad global. Por eso, los administradores necesitamos crear conciencia y empezar a recrear los cambios que las organizaciones necesitan.

Consideraciones que deben tomar en cuenta las organizaciones para la implementación o uso

Dentro de las consideraciones que se deben tomar en cuenta para la implementación de una técnica o enfoque están la estructura organizacional, los recursos materiales y los recursos humanos.

Implementar una técnica o enfoque debe responder a un aspecto estratégico y no a uno inconstante o determinado por modas o efectividad. Las organizaciones deben establecer sus premisas y objetivos sobre la ejecución, ya que en determinada organización la técnica puede funcionar y en otra no. Las organizaciones deben considerar sus recursos y las expectativas de resultados en la aplicación.

En cuanto a la estructura organizacional hay que considerar los aspectos de un adelgazamiento o redimensionamiento de la organización, las nuevas relaciones que se deben establecer, los procedimientos y forma de tomar decisiones, las estructuras y su flexibilidad.

CUAED. (2017). La implementación de técnicas [ilustración].

En cuanto a los recursos materiales, la implementación de una técnica o enfoque implica cambios en los procesos internos de la organización y operaciones, así como los materiales o la forma en que se administran la cadena de suministros, almacén, modelo productivo o logística; así también la tecnología juega un papel importante en la adaptación de una técnica y enfoque; o en su ejecución, la organización debe responder a la mejora continua.

Introducción