En esta UAPA se estudiarán los distintos sistemas de ordenación documental, con la finalidad de establecer el más adecuado, de acuerdo a las características propias de la institución generadora de la información.
Lo anterior, a partir del estudio de conceptos clave como ordenación, organización y clasificación, elementos fundamentales en la labor archivística y la gestión documental.
La comprensión de estos procedimientos permite fortalecer su propia aplicación, ya que, a pesar de poseer características particulares, su suma permite ubicar físicamente la información, además de su agrupación documental relacionada de forma jerárquica con criterios orgánicos y funcionales para revelar su contenido, y finalmente lograr identificar y establecer las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección, subsección), de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la entidad productora.
La ordenación en los archivos es una actividad fundamental, puesto que de ella depende la localización de los documentos y se garantiza el acceso a ella de forma eficaz y eficiente.
Una acertada organización dará como resultado un correcto sistema de archivos, apoyando su conservación y facilitando el control de los propios documentos, a través de un cuadro de clasificación, en donde se ubican no sólo los fondos documentales, sino también se integran categorías numéricas, alfanuméricas, geográficas, lo cual permite identificar las relaciones e interconexiones de la información.
Por tal motivo, los sistemas de ordenación son un eje rector indispensable en toda la unidad de archivo, ya que proporcionan una lógica estructural, relacionando cada uno de los expedientes por medio de métodos que permiten disponer las piezas unas con otras.
Objetivo
Identificar la organización documental, a través de la utilización de los sistemas de ordenación alfabético, numérico y geográfico, para una correcta ordenación y clasificación en una unidad archivística.
Proceso de organización
La organización, dentro del proceso archivístico, se entiende como la forma en la que se disponen los documentos para su pronta localización y recuperación, a través de la realización de las labores de ordenación y clasificación, cuyo resultado final es generar una representación de las funciones y actividades institucionales, mejor conocida como cuadro de clasificación.
La suma de un archivo clasificado y ordenado da como resultado un archivo organizado.
Si te detienes a reflexionar al respecto, este proceso se aplica a toda tu vida en diversos momentos. Por ejemplo, clasificas las compras del mercado: frutas, verduras, abarrotes; también clasificas tu ropa: deportiva y formal. Si observas, la clasificación forma parte inherente de toda persona, de toda sociedad y, por ende, de las instituciones.
El cuadro de clasificación es el esquema gráfico de forma jerárquica que refleja la estructura y funciones del organismo. Se utiliza para la organización del fondo documental y aporta los datos esenciales de su estructura (secciones y series).
En esta etapa son sumamente importantes el conocimiento y la aplicación de dos principios: el de procedencia y el de orden original. ¿Sabes en qué consisten?
El principio de procedencia establece que la documentación producida por una institución u organismo no debe mezclarse con la de otros, lo que implica que los documentos se organicen, respetando la estructura orgánica del ente productor. El acato a este principio permite disponer de un conocimiento exhaustivo de los documentos, conocer a profundidad su estructura, así como su evolución.
El principio de orden original establece que los documentos de archivo deben conservarse de acuerdo al orden que les dio su área productora.
Al respecto, Elio Lodolini (1993) comenta que la organización de un archivo constituye el derecho de la entidad productora a los documentos producidos por ella; por lo tanto, el único modo de organizar un archivo es construir el cuadro de clasificación.
¿Cómo se realiza el cuadro de clasificación? Para integrarlo, primero hay que identificar la documentación y, posteriormente, contextualizar la institución; esto permitirá tener un amplio conocimiento de las atribuciones y funciones del organismo generador de los documentos.
¿Por qué es importante la organización de documentos?
Carrusel de imágenes
La organización y clasificación de documentos
La organización de los documentos implica contar con un cuadro de clasificación, en donde se integran los grupos documentales, identificados en el proceso de ordenación e identificación del órgano generador de la información, en el cual, posteriormente, se integran los sistemas de ordenamiento, como el alfabético, numérico, geográfico; éstos dependerán de la naturaleza, origen y funciones de la institución productora.
Cuadro de clasificación del documento archivístico
En este esquema, basado en el cuadro de clasificación del Archivo Histórico del Poder Judicial del estado de Michoacán, se observa al propio instrumento archivístico que, en primer lugar, indica la entidad productora de los documentos, es decir, el fondo; posteriormente, en la denominada sección, se localiza la unidad administrativa o judicial con fines y funciones determinados; finalmente, la serie es el conjunto de documentos producidos en la sección.
Código
Secciones
1J
Juzgado
1J.1
2J.2
Series
Juzgado Primero Penal de Ario
Juzgado Segundo Civil de Maravatío
1S
Sala
1S.1
Sala Primera Penal
Esta codificación, que se desprende de la clasificación del Archivo Histórico del Poder Judicial del estado de Michoacán, proporciona una identificación única y permite asignar a las diferentes agrupaciones documentales que constituyen el fondo, secciones y series. Toma en cuenta el nivel jerárquico que ocupan en la estructura de la entidad, ya sea numérico o alfanumérico, según lo disponga cada institución.
De acuerdo con Lodolini (1993), la organización y clasificación se constituyen con “métodos de ordenación”, que pueden ser de ordenación cronológica, ordenación alfabética, ordenación decimal.
Según sea el caso, el deber del archivista es organizar, a través del cuadro de clasificación lo más completo posible, y de acuerdo a ello, puede ser esquematizado de la siguiente manera:
Orden cronológico
Para Antonia Heredia (2004), el método cronológico sitúa a los documentos en el tiempo. Sugiere colocarlos a partir de tres elementos de data cronológica: día, mes y año.
En este tipo de organización se toma en cuenta la fecha de expedición del documento, es decir, la fecha inicial de cuando fue generado, y así consecutivamente los documentos se ordenarán.
ARCHIVO POR MES
Junio 2008
Mayo 2008
Abril 2008
Marzo 2008
Febrero 2008
Enero 2008
Diciembre 2007
ARCHIVO POR DÍA
30/06/2008
26/05/2008
12/04/2008
07/03/2008
22/02/2008
19/01/2008
14/12/2007
La finalidad de este método es la de guiarnos a través de las fechas, para un mejor control del archivo.
Orden alfabético
En éste se organizan los archivos siguiendo las iniciales, en orden alfabético, del nombre o apellido de una persona, un lugar o una institución, según sea el caso.
En el orden onomástico se considera el primer apellido, el segundo apellido y el nombre de la persona.
Este tipo de ordenación permite situar la documentación sobre la base de los nombres de personas a las que se refiere o de las que procede o a las que está destinada.
Este orden permite, además, ubicar específicamente al productor de la documentación, elemento que facilita aún más la correcta organización del archivo. En la imagen siguiente se muestra la ordenación alfabética de material audiovisual.
Orden geográfico
Consiste en ordenar los documentos de forma alfabética, de nombre, de lugar o población. Sirve para ordenar los archivos. Funciona como guía, en donde se les coloca un nombre geográfico de acuerdo a la ciudad, municipio, estado, país, etc. Se ordenan también alfabéticamente, o bien, por los apellidos y nombres de los interesados en los asuntos, empleando siempre juegos de guías y en una distribución alfabética dentro de cada lugar.
Como se observa, la organización en un archivo es fundamental, puesto que se trata de la etapa que refleja un acervo clasificado e identificado y, por lo tanto, listo para proporcionar un servicio de accesibilidad a la información de forma óptima, tanto al órgano generador de la documentación, como al usuario externo.
Actividad. Datos básicos de la organización
La organización es el proceso archivístico compuesto por la ordenación y clasificación, que a través del cuadro de clasificación garantiza la accesibilidad y manejo documental.
Actividad. Datos básicos de la organización
Autoevaluación. La organización y sus elementos
La organización es fundamental para un servicio de accesibilidad a la información y sus elementos son básicos para su clasificación.
Autoevaluación. La organización y sus elementos
Fuentes de información
Básicas
Cruz, J. (2011). Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales. Coordinadora de Asociaciones de Archiveros.
Heredia, A. (1991). Archivística general. Teoría y práctica. Diputación Provincial.
Lodolini, E. (1993). Archivística. Principios y problemas. La Muralla.
Complementarias
Alberch, R. y Boadas, J. (1991). La función cultural de los archivos. Irargi-Centro de Patrimonio Documental de Euskadi.
Lodolini, E. (1983). Archivística. Principios y problemas. (M. Costa, trad.). ANABAD.
Cómo citar
Hernández, R. M. (2024). Ordenación. Unidades de Apoyo para el Aprendizaje. CUAIEED/Escuela Nacional de Estudios Superiores, Morelia-UNAM. (Vínculo)
