Las entidades coordinan esfuerzos y recursos, con el fin de cumplir sus funciones sustantivas, ya que son el motivo de su constitución; además, generan documentos como producto de las gestiones administrativas que efectúan, los cuales documentan órdenes de autoridad, pruebas o testimonian acciones; por lo tanto, deben ser únicos, objetivos, seriados y veraces. Es importante comprender la organización y funcionamiento de las entidades, puesto que, junto con los principios teóricos de la archivística, se logra organizar correctamente los documentos, lo que da como resultado el cumplimiento eficiente de las actividades y la conservación del patrimonio documental hasta su destino final.
Entenderás los documentos integrados en un archivo como resultado de la gestión de una entidad; abordarás el proceso administrativo relacionado con la archivística, así como el documento vinculado con la institución, al tiempo que comprenderás la importancia de la gestión de documentos administrativos.
Identificar el vínculo existente entre la administración y los archivos, con base en las cualidades de los documentos mencionados en la teoría archivística, con el fin de alcanzar una correcta gestión documental en las actividades de una entidad.
Un archivo está formado por los documentos que produce un individuo u organismo público o privado en el ejercicio de sus actividades comunes o sustantivas, generando documentación desde un punto de vista administrativo; es decir, los documentos que producen las entidades y los cuales permiten dar testimonio de sus gestiones y resoluciones.
Instituciones públicas o privadas en donde, como resultado de una gestión administrativa o trámite, se producen documentos. Estos últimos se realizan en cualquier entidad, sin importar los fines gubernamentales o particulares con los que fueron creados.
Según Reyes (1984), “es el conjunto sistemático de reglas para lograr la máxima eficiencia en las formas de estructurar y manejar un organismo social” (p. 27).
Para Brech (citado por Reyes, 1984), “la administración es un proceso social que lleva consigo la responsabilidad de planear y regular en forma eficiente las operaciones de una empresa, para lograr un propósito” (p. 16). El mismo autor dice que la administración se vincula con actividades calculadas que el organismo realiza para llegar a cumplir sus actividades con “el empleo de la autoridad para organizar, dirigir y controlar a subordinados responsables, con el fin de que todos los servicios que se prestan sean debidamente coordinados, en el logro del fin de la empresa” (ibíd.).
Entidad en donde la administración organiza actividades, “con el fin de lograr directamente un beneficio particular, o bien, que se refiere inmediatamente a un bien social” (ibíd., p. 35). Se refiere a los objetivos y resultados con los que fueron constituidos y que marcarán su contexto legal.
La administración permite organizar las actividades de la institución, con el propósito de obtener el máximo beneficio con la menor inversión, coordinando cada uno de los procesos administrativos y conociendo el motivo y el objetivo de ellos.
El proceso administrativo se vincula de manera directa con la archivística.
Según la norma ISO 9000 (ISO-OBP, 2005), “es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas que interactúan y que transforman elementos de entrada en resultados” —salidas: bienes o servicios—, lo cual se deja constancia en documentos.
Se define como un “continuo inseparable en el que cada acto tiene que estar indisolublemente unido con los demás” (Reyes, 1984, p. 57); es decir, para realizar una sola gestión intervienen diferentes áreas administrativas e individuos; es por eso que se debe tener controlado el proceso que se está desarrollando.
Derivado de los procesos administrativos surgen las operaciones de registro, que “tienen por objeto fijar los resultados de la empresa en forma escrita —contable o estadísticamente—, de tal manera que, en cualquier momento, pueda conocerse la situación administrativa y sea posible hacer las correcciones y mejoras necesarias” (ibíd., p. 65).
Resultado de las operaciones de registro, el documento es un testimonio para conocer el estado de la institución, con el fin de subsanar sus deficiencias, en beneficio de los usuarios.
Es importante identificar los procesos administrativos que se llevan a cabo en la institución, ya que ello es indispensable para la eficiente gestión de la dependencia, en tanto posibilita:
● La optimización de los procesos.
● La identificación o redefinición de proyectos de mejora, evitando trámites lentos.
Analizar cada una de las funciones de las dependencias y sus procesos administrativos, hablando archivísticamente, permitirá identificar los documentos que son generados y encontrar su relación con la entidad. Las entidades gestionan documentos derivados de sus actividades o funciones, los cuales son testimonio del desarrollo de los procesos administrativos y de la toma de decisiones. Al respecto, Cruz y Mikelarena (1998) reflexionan: “Los documentos administrativos son el soporte en el que se materializan los distintos actos de la administración pública, la forma externa de dichos actos” (p. 171). Lo anterior es también aplicable a las instituciones privadas, pues en ellas también se generan documentos.
Vázquez (2006) apunta que “el documento de gestión o de archivo es un soporte modificado por un texto a él adherido que surge como resultado de una tramitación o gestión, y tiene como fin impartir una orden, testimoniar oficialmente algo o meramente probar una información útil para el trámite” (p. 27). Así, la institución y el documento están intrínsecamente relacionados, al tiempo que éste adquiere relevancia, puesto que constituye la constancia de un hecho del cual es producto, plasmado en un soporte. Por ejemplo, el registro del nacimiento de un niño ante un juzgado cívico es el hecho o acción, en tanto el acta de nacimiento generada es el producto, el soporte en papel.
El documento tiene como objetivo comunicar dentro y fuera de la entidad; funciona como constancia de las actuaciones administrativas, otorgando la posibilidad a los ciudadanos de tener acceso a la información de forma cierta. Cruz y Mikelarena (1998) afirman que…
[…] un documento administrativo debe cumplir con las siguientes características:
● Producir efectos a terceros o en la propia organización administrativa.
● Ser emitidos por un órgano administrativo.
Su emisión es válida, siempre y cuando cumpla con los requisitos formales y sustantivos, exigidos por las normas que regulan la actividad administrativa. (p. 171)
El control de los documentos comienza en un área denominada correspondencia y/o oficialía de partes, la cual distribuye y registra los documentos producidos o recibidos por una entidad.
Los documentos administrativos generados por las entidades en la rutina de sus funciones son comunicaciones oficiales con los ciudadanos o clientes, por lo cual son testigos documentales, los cuales hablan cuando es necesario; por lo tanto, debe garantizarse su integridad y seguridad durante todo el ciclo de vida, demostrando profesionalismo en el manejo documental.
Los procesos administrativos se relacionan directamente con la archivística. De tales procesos surgen las operaciones de registro y, como resultado, un documento que debe preservarse de la mejor manera.
Los documentos administrativos surgen en el seno de las entidades, al tiempo que se convierten en el producto de los hechos institucionales.
Robledo, N. B. (2024). Los Documentos Administrativos. Unidades de Apoyo para el Aprendizaje. CUAIEED/Escuela Nacional de Estudios Superiores Morelia-UNAM. (Vínculo).
