Introducción
Todo archivo, como parte sustantiva de su gestión documental, tiene un sistema archivístico que aplica a sus procesos y procedimientos para llevar a cabo las actividades que necesita para la organización, acceso y consulta, disposición y eliminación de documentos, por una parte, y por otra, para clasificarlos, ordenarlos, describirlos, localizarlos, transferirlos, valorarlos y conservarlos de forma tal que haya una relación entre las actividades mencionadas, ya que unas se encargan de su organización y otras indican la forma de realizarla sistemáticamente. Esto se lleva a cabo en los ficheros electrónicos que cada entidad ha preparado para organizar eficazmente los documentos electrónicos que genera y los que recibe de otras entidades o individuos.
Objetivo
Identificar los elementos que se requieren para el desarrollo de sistemas de archivos, a través de la gestión electrónica, con la finalidad de garantizar la organización, conservación, disponibilidad, integridad y localización expedita de los documentos de archivo que poseen los sujetos obligados, contribuyendo a la eficiencia y eficacia de la administración pública, la correcta gestión gubernamental y el avance institucional.
Gestión documental electrónica
Tratar la gestión documental electrónica es hablar de tecnología para la captura, almacenamiento y recuperación de documentos de archivo en formato electrónico, y a través de los procedimientos correspondientes resguardarlos en carpetas electrónicas. Aplicada a la gestión de archivos y procedimientos tiene ventajas para individuos y entidades; no se trata sólo de implementar tecnología en entidades y sus procesos; es también fomentar nuevas actitudes y cambios organizativos, con el fin de mejorar los servicios públicos que necesitan los individuos en su desarrollo.
Cimentar las bases de la política de gestión documental en cada una de las unidades normativas y operativas del Sistema Institucional de Archivos fortalece los sistemas institucionales de archivos en cada sujeto obligado, recordando que cada uno de los documentos de archivo en cualquiera de sus soportes cumplirá su ciclo de vida en cada unidad de archivo, de acuerdo al ciclo vital del documento.
La variedad de documentos que genera una entidad en su trabajo diario, en sus relaciones con individuos u otras entidades, indica para qué fueron creados, su uso, distribución externa o interna. Como todo documento, al ser resguardado en un archivo debe contar con los elementos requeridos para garantizar su conservación y acceso.
Control y resguardo de documentos electrónicos
Para efectuar el procedimiento de control y resguardo de documentos electrónicos es necesario el archivo electrónico, en donde se almacenan los datos en ficheros electrónicos.
Un fichero es un conjunto de información sobre un mismo tema y organizado de forma que permita el acceso cuando se solicite.
- a) Fichero maestro: Contiene los datos indispensables para el funcionamiento de una aplicación determinada y muestra el estado actual de la misma; por ejemplo, el catálogo de una biblioteca.
b) Fichero constante: Contiene un tipo de datos de carácter fijo; por ejemplo, un fichero que contenga una lista de autoridades.
c) Fichero histórico: Es el fichero en donde van los registros eliminados del fichero maestro.
- a) Intermedios: Son los que almacenan resultados de un programa que han de ser utilizados por otro en una misma aplicación.
b) De resultados, en los que se almacenan ficheros elaborados que se destinan a un dispositivo de salida; por ejemplo, la impresora.
● Actualización: Consiste en cuatro operaciones:
- Inserción de registros: Introducir los datos correspondientes.
- Borrado: Suprimir uno o varios registros.
- Modificación: Cambiar la información correspondiente a uno o varios registros.
- Consulta: Cualquier acceso a uno o varios registros para conocer su información o tratarla.
Organización de un fichero
Por su parte, la organización de un fichero consta de tres tipos de organizaciones: secuencial, secuencial indexado y aleatoria o directa.
1. Secuencial
- Los registros están grabados en orden y deben ser leídos en ese mismo orden. Para leer un registro hay que pasar por los anteriores.
- Sólo pueden añadirse registros al final del fichero. No se permite la inserción de registros en un punto cualquiera.
- La modificación de información sólo puede efectuarse si la nueva información no excede de la longitud del registro.
- El borrado es lógico y consiste en una marca que el programa le pone a ese registro, para que cuando el programa vaya a leerlo, lo ignore saltando al registro siguiente. No se borra físicamente el registro.
2. Secuencial indexado
- La grabación del registro es igual que en el anterior (secuencialmente).
- La lectura se hace a través de un índice. El índice recoge todas las claves de los registros y asociados a esta clave; la dirección que tiene el registro en el fichero.
- De esta forma, no hay que leer todos los registros uno por uno hasta llegar a la información que nos interesa, sino que se lee el disco por sectores.
3. Aleatoria o directa
- Este tipo de fichero sólo es posible en soportes direccionables (discos).
- Para poder acceder a estos ficheros, al crearlos se genera automáticamente su dirección en el disco, ingresando, por lo tanto, a través de un índice que se crea automáticamente.
- El borrado puede ser tanto físico como lógico.
- La inserción se puede realizar en cualquier parte del fichero (Ministerio de Fomento, s. f.).
Fichero electrónico
Para ingresar los documentos electrónicos a un fichero electrónico se sigue un procedimiento, considerando que se trata de…
Un plan o método de trabajo que establece una sucesión cronológica de operaciones relacionadas entre sí, que tienen como propósito la realización de una actividad o tarea específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación para la obtención de un resultado concreto. El procedimiento determina, de manera específica y detallada, el cómo se realizan las actividades que integran a un proceso de transformación de insumos en productos, bienes o servicios. (Gobierno del Estado de México, et ál., 2014, p. 5)
Procedimientos de archivo
Identificación de la tipología documental
Derivado de los procedimientos comunes o sustantivos de las áreas productoras se generan documentos de archivo, los cuales tienen una producción natural y secuencial, recordando que los documentos de archivo tienen características tales como únicos, seriados y orgánicos.
Cabe recordar que los documentos de archivo, en posesión de los sujetos obligados, con independencia del soporte en el que se encuentren deberán ser tratados conforme a los procesos de gestión documental.
Clasificación archivística
Para esta actividad debemos consultar el Cuadro General de Clasificación Archivística. Al ser éste el instrumento técnico que vincula los procesos institucionales con la estructura archivística (fondo, sección y serie), es importante indicar que, de conformidad con lo establecido en la Ley General de Archivos, hace mención que la responsabilidad de preservar íntegramente los documentos de archivo, tanto físicamente como en su contenido, así como de la organización, conservación y el buen funcionamiento del sistema institucional, recaerá en la máxima autoridad de cada sujeto obligado.
Es por ello que cada sujeto obligado debe implementar acciones encaminadas a la mejora continua de la política de gestión documental.
Ordenación documental
Las carpetas o expedientes llevan ordenación cronológica de los tipos documentales producidos, colocando el primer documento al principio y el más antiguo al final.
Catálogo de Disposición Documental
Con la finalidad de regular el ciclo de vida de las series documentales, se elabora el Catálogo de Disposición Documental, considerado como el registro general y sistemático que establece los valores documentales, la vigencia documental, los plazos de conservación y la disposición documental, recordando que el cómputo del tiempo en archivo de trámite comienza una vez cerrado el expediente.
La gestión documental
El Archivo General de la Nación en México es la entidad rectora en materia archivística. Emite una serie de disposiciones que regulan el destino final de aquellas series documentales que carecen de valor histórico o en su caso gestiona las transferencias secundarias de manera paralela con los sujetos obligados de las series documentales con probable valor histórico.
Puedes consultar las disposiciones normativas que regulan la gestión documental.
De conformidad con lo establecido en el artículo 44 de la Ley General de Archivos se determina lo siguiente:
Los sujetos obligados adoptarán las medidas de organización, técnicas y tecnológicas para garantizar la recuperación y preservación de los documentos de archivo electrónicos producidos y recibidos que se encuentren en un sistema automatizado para la gestión documental y administración de archivos, bases de datos y correos electrónicos a lo largo de su ciclo vital. (Ley General de Archivos, 2023, p. 16)
Los criterios para un sistema de gestión automatizada son los que se enuncian a continuación:
● El registro o la incorporación de documentos se realizará tomando en cuenta el Cuadro General de Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición Documental.
● Capacidad de integrar a otros sistemas informáticos o procesos sustantivos o administrativos (interoperabilidad).
● Permitir el firmado electrónico e incorporación de la Firma Electrónica Avanzada.
● Permitir la clasificación y desclasificación de información contenida en los documentos.
● Permitir el registro de transferencias primarias y secundarias.
Actividad. Gestión documental
La sistematización de la gestión documental es fundamental para la administración de los archivos; es por ello que hay que sistematizar, en primer lugar, dichos procesos con sus respectivas actividades, y en un segundo momento automatizarlos, con la finalidad de innovar y fortalecer el Sistema Institucional de Archivos y estar en posibilidad de cumplir con lo establecido en las disposiciones vigentes.
Autoevaluación. Gestión de documentos para los archivos electrónicos
De conformidad con lo establecido en la Ley General de Archivos, se debe contemplar, para la gestión documental electrónica, la incorporación, asignación de acceso, seguridad, almacenamiento, uso y trazabilidad.
Y de manera paralela se adoptarán las medidas de organización, técnicas y tecnológicas para garantizar la recuperación y preservación de los documentos de archivo electrónicos producidos y recibidos que se encuentren en un sistema automatizado para la gestión documental y administración de archivos, bases de datos y correos electrónicos a lo largo de su ciclo vital.
Fuentes de consulta
- Archivo General de la Nación. (20 de enero, 2016). Calendario de recepción de solicitudes de baja documental. http://www.gob.mx/agn/articulos/calendario-de-recepcion-de-solicitudes-de-baja-documental?idiom=es
- Ayuntamiento Arganda del Rey. (2010). Reglamento de gestión electrónica de documentos. http://archivo.ayto-arganda.es/documentos/ordenanzas/Reglamento%20Gestion%20Electronica%20Documentos.pdf
- Cámara de Diputados del H. Congreso de la Unión. Ley General de Archivos [Versión electrónica]. Última reforma publicada en el DOF el 19/01/2023. https://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/LGA.pdf
- Contraloría General de la República. (2011). Manual de procedimientos de gestión documental, archivo y correspondencia: Versión 2.0. http://estrategicos.contraloria.gov.co/cdisc/documentos/25.pdf
- Díaz, A. (s. f.). Administración electrónica y gestión de archivos. http://ria.asturias.es/RIA/bitstream/123456789/59/1/e-Admon%20y%20gest%20archivos_Alfonso.pdf
- Gobierno del Estado de México/Secretaría de Finanzas/Subsecretaría de Administración/Dirección General de Innovación. (2014). Guía técnica para la elaboración de manuales de procedimientos (p. 5). http://docplayer.es/9286949-Guia-tecnica-para-la-elaboracion-de-manuales-de-procedimientos.html
- Latorre, R. (2011). Guadalajara: Diputación de Guadalajara. Administración (electrónica): Implantación y procedimientos de gestión documental. http://www.santboi.cat/publi057.nsf/d0ba6192e8841a99c12579560032fcb1/$file/cursoguadalajara.pdf
- Ministerio de Fomento. (s. f.). Gestión documental nivel 2 (pp. 10-12). http://www.apalmeria.com/images/stories/file/Empleo/TecnicoFacturacion_20150430/ManualesFormativos/Gesti%C3%B3nDocumentalNivel2.pdf
- Santfeliu. (2016). El procedimiento administrativo: una visión práctica. http://www.audifilm.com/wp-content/uploads/2016/05/2-Vision_practica_LPA_20161805_cast_DEF1.pdf
Cómo citar
Palacios, J. T., Vigil, M. A. (actualización) (2023). Gestión Electrónica de los Procedimientos. Unidades de Apoyo para el Aprendizaje. CUAIEED/Escuela Nacional de Estudios Superiores Morelia-UNAM. (Vínculo).