Introducción
Los documentos que generan a diario las entidades públicas y privadas necesitan de un sistema de control archivístico, bibliotecario, museológico u otro que los organice de manera adecuada, según las necesidades de cada institución o área del conocimiento.
Objetivo
Identificar los elementos del tratamiento integral de la documentación a lo largo de su ciclo vital, a través de la ejecución de procesos de producción, organización, acceso, consulta, valoración documental y conservación, con la finalidad de fortalecer, homogeneizar y estandarizar los sistemas institucionales de archivos en cada sujeto obligado, convirtiéndose en un modelo a seguir como parte de la mejora continua de la gestión documental y administración de archivos.
Los procesos
En los archivos de México, el sistema de control de los documentos se llama gestión documental, y es un proceso que incluye la recepción, producción, organización, acceso, consulta, conservación, valoración y disposición documental.
La implementación de la tecnología en la gestión documental parece ser la mejor opción para el trabajo archivístico, pero de acuerdo al Programa Institucional del Archivo General de la Nación 2014-2018, en México:
Solamente el 31 % de los archivos cuenta con un sistema de control de gestión documental (un software que se emplea para registrar la documentación y darle seguimiento), lo que puede darnos idea del gran rezago que atraviesan los archivos nacionales con la implementación y desarrollo de herramientas tecnológicas que apoyen la operación de sus actividades cotidianas, desde las más básicas como la de registrar por primera vez un documento, hasta las más complejas, como podría ser garantizar la cadena de preservación de los documentos digitales (seguridad, autenticidad e integridad). (DOF, Primera Sección, 2014, p. 21)
Las autoridades del Archivo General de la Nación (AGN), conscientes del rezago tecnológico que existe en los archivos institucionales de México, se han planteado, con este programa, varios objetivos para abordar, entre otras prioridades, la administración eficiente de los archivos públicos a través del objetivo específico 3.1, Sistematizar los procesos técnico-archivísticos mediante las siguientes líneas de acción: “3.1.1. Implementar un sistema unificado de clasificación archivística. 3.1.2. Establecer de manera coordinada con las instancias normativas lineamientos, guías y criterios para homologar los procesos técnico archivísticos” (DOF, Primera Sección, 2014, p. 21).
Tarea nada fácil, ya que también fue detectada la falta de profesionales de la archivística que se encarguen de esta labor, puesto que los procesos archivísticos no se pueden trabajar de forma adecuada por personal no preparado, ya que se encuentran normados mediante un conjunto de pasos ordenados y necesarios; sin embargo, hace falta responder a una pregunta: ¿Qué son los procesos técnico-archivísticos?
Estos procesos son parte de un plan de gestión documental integral que se debe conocer, ya que el conjunto de documentos que generan y envían o reciben a diario sujetos e instituciones son lo que conocemos como recursos documentales, a los que hay que aplicar el proceso técnico-archivístico, sabiendo que la gestión documental está definida por la Secretaría de Gobernación de México como “El tratamiento integral de la documentación a lo largo de su ciclo vital, a través de la ejecución de procesos de recepción, producción, organización, acceso y consulta, conservación, valoración y disposición documental” (DOF, Tercera Sección, 2016, p. 3).
Estos procesos, que en conjunto son llamados gestión documental, se encuentran definidos en el siguiente documento:
SECCIÓN TERCERA. De la Gestión Documental
Décimo segundo. Los Sujetos obligados deberán constituir una estructura organizacional operativa que permita desarrollar los siguientes procesos de gestión documental de acuerdo con el ciclo vital del documento.
I. Producción:
a) Creación y/o recepción;
b) Distribución, y
c) Trámite.II. Organización:
a) Identificación de documentos de archivo;
b) Clasificación archivística por funciones;
c) Ordenación, y
d) Descripción.III. Acceso y consulta:
a) Criterios de clasificación de la información.
IV. Valoración documental;
V. Disposición documental, y
VI. Conservación. (DOF, Tercera Sección, 2016, pp. 9-10)
Con este ordenamiento legal, el AGN hace hincapié en que todos los archivos institucionales públicos deben seguir los pasos de la gestión documental, consistentes en seguir un orden lógico para la inclusión de documentos en los archivos, en donde el inciso I, referente a la Producción, es la creación de documentos institucionales cumpliendo funciones contempladas también en disposiciones legales.
Siguiendo con el inciso II sobre Organización, se trata de las acciones dirigidas hacia la clasificación, ordenación y descripción de documentos generados por una institución, como parte de sus procesos archivísticos. El inciso III, sobre Acceso y consulta, indica que todo usuario debe consultar y tener acceso a los documentos para obtener la información que busca.
Inciso IV, la Valoración documental, define el ciclo vital de los documentos para determinar su valor temporal, permanente o su eliminación.
El inciso V, sobre la Disposición documental, tiene cuatro etapas: identificación, valoración, regulación y control para la disposición y accesibilidad de los documentos del archivo.
Finalmente, el inciso VI, Conservación de documentos, trata sobre las medidas preventivas o correctivas necesarias que garantizan la integridad física o intangible de los documentos del archivo, sin que se altere el contenido, tomando en cuenta que los documentos intangibles ocasionalmente necesitarán la inclusión de alguna firma autorizada, o la migración hacia otro programa o formato para garantizar su conservación por el mayor tiempo posible.
Como se observa, cada uno de los procesos de la gestión documental es esencial y secuencial, con la finalidad de lograr armonizar cada una de las fases del ciclo vital del documento y éstas se vean reflejadas en el Sistema Institucional de Archivos.
Los recursos documentales
La administración de un país hace necesaria la presencia de una gran diversidad de instituciones que se encarguen de llevar a cabo esta tarea, la cual se encuentra regulada por una serie de disposiciones legales, decisiones políticas, actividades específicas, necesidades ciudadanas, demandas de una serie de servicios de seguridad, salud, educación y otras más. Esto quiere decir que la actividad diaria de sujetos e instituciones genera una gran diversidad y cantidad de documentos, que son creados según las tareas o necesidades a satisfacer.
Es así que sujetos e instituciones crean, envían y reciben a diario una variedad de documentos para avisar, ordenar, pedir, indicar, orientar o informar acerca de actos o acciones que interesan o afectan a quienes va dirigida la documentación. Recordemos que las instituciones públicas y privadas trabajan con lo que es llamado acto administrativo o acción administrativa; acto cuando se avisa, se requiere o se pide el cumplimiento de una obligación jurídica o no, en un plazo determinado; acción cuando se lleva a cabo el acto administrativo, una vez cumplido el plazo, con la intervención de recursos propios o ajenos.
De las funciones y atribuciones, las unidades administrativas derivan actos administrativos, materializándose en documentos de archivo, por lo que se hace necesario llevar a cabo un proceso organizado que seleccione, ordene, clasifique, resguarde y ponga a disposición cada documento que cumpla con elementos conocidos (sujeto, voluntad, objeto, motivo, el fin y la forma) y con los caracteres de presunción de legitimidad y ejecutividad, y ejecutoriedad. De esta manera, una primera revisión permite hacer una selección y clasificación de documentos del siguiente modo:
Recordemos que estaremos trabajando con documentos impresos y electrónicos, y que el documento es la unidad y los recursos la suma de unidades; es decir, una colección de documentos a los que se les va a dar un proceso archivístico.
Ciertamente se puede hacer esta división u otra que sea adecuada al tipo de documentos creados, enviados o recibidos de la institución, y está claro que para organizarlos primero hay que tener definidos los conceptos recurso, documento y electrónico para determinar si es posible unir estas tres palabras, y dar el nombre correcto al unir el documento con el significado de recurso y electrónico.
En este sentido, cabe recordar la definición de documento: “Se define por documento a todo escrito o material en que hace constar un acto, o alguna cosa, y que sirve para probar lo asentado en él” (Dirección General de Publicaciones y Bibliotecas/Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, 1980, p. 56). Además, debemos tener presente que los documentos son tangibles (impresos) e intangibles (electrónicos), según sea el soporte que los contenga.
Recurso. Su definición indica que es el “Medio al que se recurre o se puede recurrir para lograr algo” (Diccionario Enciclopédico Larousse, 1992, p. 2029). Como existen varios tipos de recursos (económicos, energéticos y otros), en este caso se desea relacionar la palabra recurso con la de documento. Resulta que podemos decir que tenemos recursos documentales, haciendo énfasis en que son varios (o muchos) documentos los que se incluyen en un recurso.
Electrónico. “Adj. Relativo al electrón: haz electrónico. Que funciona según los principios de la electrónica” (Diccionario Enciclopédico Larousse, 1992, p. 813). Los recursos electrónicos, que anteriormente fueron conocidos como archivos legibles por máquina, archivo de computadora, archivo electrónico o documento electrónico. Es así que el término recursos electrónicos hace alusión a la forma intangible de un conjunto de imágenes, documentos, fotografías, mapas y otras formas de presentar datos e información útiles para sujetos e instituciones en general.
Recordemos que los recursos electrónicos…
[…] están constituidos por programas, datos numéricos y/o alfanuméricos, instrumentos multimediales interactivos y también servicios en línea. Son aquellos documentos (archivos) que para ser leídos (los datos) o para ser usados (los programas) necesitan de una computadora y de una unidad periférica anexada: lector de CD-ROM; módem y/o pantalla; conexión a redes, etc. (Texidor, 2003, p. 70)
Finalmente, si es utilizado el término recursos documentales, sin incluir la palabra “electrónico”, se estará haciendo referencia a los documentos de archivo en su formato (o soporte) impreso. Y si utilizamos la forma que incluye el aspecto electrónico, utilizaremos el conjunto llamado recursos documentales electrónicos, para indicar que estamos trabajando desde la perspectiva archivística con documentos que serán ingresados a los archivos en su presentación intangible, mediante el equipo informático adecuado, con los programas y formatos que son conocidos y utilizados por los profesionales de la archivonomía.
Actividad. Identificación de los procesos de gestión documental
La gestión documental es el tratamiento integral de la documentación a lo largo de su ciclo vital, a través de la ejecución de procesos de producción, organización, acceso, consulta, valoración documental y conservación; es por ello que debes identificar con precisión cada uno de estos procesos.
Autoevaluación. El proceso documental
Los procesos y recursos documentales son tratados mediante la gestión documental, actividad que no debe realizar personal no preparado, puesto que desconoce el proceso organizado que se le aplica a los recursos electrónicos, conformados por cada recurso y documento que generan sujetos y entidades en su actividad diaria.
Fuentes de consulta
Bibliografía
- Diario Oficial de la Federación, Primera Sección. (2014). Acuerdo por el que aprueba el Programa Institucional del Archivo General de la Nación 2014-2018 (p. 21). Secretaría de Gobernación.
- Dirección General de Publicaciones y Bibliotecas/Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía. (1980). Glosario de terminología archivística y de ciertas expresiones de administración (p. 56). SEP.
- Electrónico. (1992). En Diccionario enciclopédico Larousse (vol. III) (p. 813). Planeta Internacional.
- Recurso. (1992). En Diccionario enciclopédico Larousse (vol. VII) (p. 2029). Planeta Internacional.
- Texidor, S. (2003, julio-diciembre). Recursos electrónicos documentales: nuevos desafíos para el control bibliográfico. Biblios, 4(16), 70.
- Archivo General de la Nación. (2012). Instructivo para la elaboración del Catálogo de Disposición Documental. http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/pdf/instructivoCA DIDO20072012.pdf
- Diario Oficial de la Federación, Tercera Sección. (2016). Anexo CONAIP/SNT/ACUERDO/EXT13/04/2016-03. Capítulo 1. De las Disposiciones Generales [Inciso XXIII]. Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales. http://www.dof.gob.mx/nota_detalle.php?codigo=5436056&fecha=04/05/2016&print=true
- (s. a.) (2012, 3 de junio). Técnicas de archivo. Sub Proyecto: Asistencia Técnica y Capacitación para el Desarrollo Empresarial y Técnico de AMALAR. https://es.slideshare.net/AmparoTriana/tecnicas-de-archivo-13181787
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Cómo citar
Palacios, J. T., Vigil, M. A. (actualización). Los Procesos. Unidades de Apoyo para el Aprendizaje. CUAIEED/Escuela Nacional de Estudios Superiores, Morelia-UNAM. (Vínculo)