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Realizar los procesos previamente establecidos que permitan seleccionar, adquirir, organizar, almacenar, recuperar, visualizar, analizar e interpretar los mensajes.
Introducción
Un sistema es un conjunto de elementos relacionados y organizados entre sí para realizar una tarea en común. Los sistemas de información son exactamente eso: un conjunto de elementos organizados que poseen una frontera o límite. Este sistema también cuenta con un orden que lo gobierna; sus elementos se interrelacionan y se comunican. Su tarea primaria es facilitar la información a los diferentes tipos de usuarios en el momento que la requieran.
Objetivo
Ubicar la teoría de sistemas, a través de su contexto histórico, concepto y características principales, con el fin de identificar, de manera general, todos los elementos que integran el sistema organizacional.
Los sistemas de la información
La información es uno de los insumos más importantes para toda organización; con ella se satisfacen las necesidades informativas de los recursos humanos, permitiéndoles desempeñarse con mayor eficiencia.
Hacer llegar la información adecuada a la persona indicada dentro de la organización dio lugar a la necesidad de coordinar los elementos que se relacionan con esa tarea y construir con ellos sistemas enfocados a facilitar el acceso a la información.
Así, dependiendo de la organización, existen diversos sistemas de información:
Características del sistema de información
El sistema de información como tal posee recursos humanos que lo trabajan y también pueden ser sus usuarios; tiene sus propias metas (recuperar la información y entregarla al momento a quien la solicita), estructura, entradas, salidas y procesos; tiene su entorno externo e interno y sus propias fronteras; además, utiliza una determinada tecnología. Con base en esto, se puede decir que, por sí mismo, el sistema de información es una organización.
Sin embargo, debes recordar que, dentro de la organización, sea ésta de cualquier tipo, el sistema de información es un subsistema del sistema total que es la organización misma. En este aspecto, el sistema de información no debe ser visto o estudiado como una organización en sí misma, ya que las metas que éste debe alcanzar estarán completamente alineadas y subordinadas a las metas de la organización a la que pertenece. De la misma manera, tanto la estructura del sistema como sus procesos, reglas, miembros y ambiente, tendrán que alinearse a las de la organización.
Esto quiere decir que el sistema de información deberá dirigirse hacia la misma dirección que la organización, proveyendo a los miembros de la misma todo lo que requieran para alcanzar sus metas.
Para lograrlo, la misma organización segmenta sus necesidades informativas y le brinda al sistema información de una estructura organizacional diseñada para atender a cada segmento. De esta manera, habrá sistemas de información dedicados a las áreas funcionales, áreas operativas y toma de decisiones en las áreas estratégicas.
Actualmente, la cantidad de información que cada segmento debe almacenar, catalogar, clasificar y difundir a los diferentes usuarios es muy grande e imposible de administrar sin un sistema automatizado; por ello, el uso e implementación de las tecnologías de la información en los sistemas de información son necesarios.
Sistema de información visto como un proceso dentro de la organización
Otro enfoque para el estudio presentado por Valentino Morales (2010) es ver al sistema de información como un proceso dentro de la organización. Desde esta óptica, el sistema de información se coloca de forma transversal en la organización, facilitando en ella el flujo de comunicación y la administración de la información; además, la estructura tecnológica, el factor costo-beneficio y la seguridad son de suma importancia.
Como sabes, nos encontramos inmersos en la sociedad de la información y del conocimiento, en donde la construcción de éste se hace indispensable para la evolución de esta sociedad. Para asegurar que se podrá construir conocimiento se requiere de un insumo básico para ello: la información. Esto da vida a otro enfoque para el análisis de los sistemas de información: ver los sistemas de información como un insumo más de la organización.
En este enfoque se analizan las implicaciones que tiene la información en el interior de la organización, y la principal de ellas es que gracias a la información se construye el conocimiento, lo que en las organizaciones empresariales se transforma en una ventaja competitiva. Esto hizo que se insertara dentro del nivel funcional un subnivel en la estructura de las organizaciones más grandes y líderes en su ramo; este nuevo nivel se enfoca en dar servicios a los trabajadores del conocimiento. De esta manera, la estructura de las empresas que aprenden posee cuatro niveles y cada uno de ellos tiene su sistema de información:
Tipos de sistemas de información en una organización
El siguiente esquema presenta los principales tipos de sistemas de información en una organización.
Cuando se analiza un sistema de información, lo que verdaderamente se estudia es el comportamiento de la información dentro del sistema, su manejo y el resultado de ese manejo. Uno de los pioneros en el estudio de la información fue el estadounidense Robert Taylor, quien se enfocó en el análisis de los procesos dentro de los sistemas de información. Partiendo de algunos de los planteamientos de Vickery en Information science in theory and practice sobre la idea de que la información es para que todos puedan usarla, es que se debe hacer lo necesario para recuperarla, registrarla y transferirla.
La transferencia se manifiesta a través de los productos de información que materializan las salidas del sistema de información. Taylor (1982) hace énfasis en el valor de estas salidas, al asegurar que es posible determinar la importancia del contenido informativo y de los recursos de información que dan vida a la salida. El valor del contenido se determina respecto a si es o no útil para tomar una decisión. La valuación de los recursos de información dependerá del nivel de efectividad que brinde cada proceso del sistema de información.
Taylor clasifica cuatro procesos:
Si el sistema organiza, analiza y evalúa la información y apoya al usuario a tomar decisiones en su desempeño laboral, independientemente del nivel que ocupa en la organización, entonces los recursos del sistema le generan “valor” al mismo.
Para Taylor, las actividades de todo sistema de información son las siguientes:
Si cumple estas tareas, se está hablando de un sistema de información.
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Realizar los procesos dando valor agregado al mensaje. Los mensajes son comunicaciones formales que las personas conscientemente diseñan y editan.
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Mediante dispositivos de computación, generar mensajes que puedan ser manipulados, formateados y organizados a través de instrucciones programadas.
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Distribuir los mensajes enrutándolos automáticamente o desplegándolos después de la realización de un proceso de búsqueda por parte del usuario.
Si cumple estas tareas, se está hablando de un sistema de información.
Actividad. Sistemas de información en una organización
Como revisaste, la información es uno de los insumos más importantes para toda organización; por ello, identificar sistemas que permitan facilitar el acceso a dicha información resultará indispensable en cualquier institución.
Autoevaluación. ¿Qué aprendí sobre los sistemas de información?
La relevancia de los sistemas de información radica en que son el insumo más importante para que la organización satisfaga las necesidades de información de recursos humanos.
Es tiempo de conocer cuánto has aprendido en este tema; para ello, realiza el siguiente ejercicio.
Fuentes de consulta
Bibliografía
- Nieto, M. L. (2016). El profesional de la información y sus servicios en el análisis de la información formal, informal y analítica en las conferencias de negocios (manuscrito no publicado). IIBI-UNAM.
- Ponjuan, G., Mena, M., Villardefrancos, M. C., León, M. y Martí, Y. (2004). Sistemas de información: principios y aplicaciones (pp. 15-29). Universidad de La Habana.
- Taylor, R. S. (1982). Value‐added processes in the information life cycle. Journal of the American Society for Information Science, 33(5), 341-346.
- Vickery, A. & Vickery, B. C. (2004). Information science in theory and practice. Walter de Gruyter–KG Saur.
- Chapa, P. (2017). El rol estratégico de los sistemas de información [Versión electrónica]. En Sistemas de Información Administrativa. Universidad del Norte. http://studylib.es/doc/103194/sistemas-de-informaci%C3%B3n-administrativa
- Morales, V. (2010, 26 de marzo). La perspectiva organizacional de los sistemas de información [Versión electrónica]. Documentación de las Ciencias de la Información, 33, 143-169. http://revistas.ucm.es/index.php/DCIN/article/viewFile/dcin1010110143a/18691
- Moro, M. (1997). El archivo de empresa: un recurso a considerar desde la perspectiva TQM (Total Quality Management). Revista general de información y documentación, 7(2), 257-275. https://core.ac.uk/download/pdf/38822465.pdf
- (s. a.) (s. f.). Una visión general de los Sistemas de Procesamiento de Transacciones. http://www.orion2020.org/archivo/performance/04_SISPT.htm
Documentos electrónicos
Cómo citar
Olivera, K. J. (2024). Los Sistemas de Información. Unidades de Apoyo para el Aprendizaje. CUAIEED/Escuela Nacional de Estudios Superiores Morelia-UNAM. (Vínculo).