Introducción
La archivística es el estudio de la organización, clasificación y resguardo de diversos documentos, con el fin de potenciar su uso; en ella, se distinguen tres tipos de archivos: públicos, privados y personales.
Cada uno de estos archivos surge por una necesidad específica; resguardan documentos y objetos de todo tipo, ya sea desde un mueble hasta una fotografía, pero con una característica en común: gran valor histórico.
Objetivo
Identificar las principales características de un archivo público, privado y personal para diferenciarlos entre sí.
Los archivos
Cuando lees la palabra archivo (relativa a una institución) pueden venir a tu mente muchas ideas sobre lo que es. ¿Serán correctas?
Intenta responder las siguientes preguntas:
¿Qué es un archivo?
¿Cómo funciona un archivo?
¿Cuál sería una característica fundamental de un archivo?
¿Lograste responder todas? Si no fue así, no te preocupes; es momento de estudiar el tema.
Existen diferentes definiciones sobre lo que es un archivo; es importante especificar el tipo al que se hace referencia, ya que alguien podría confundirse con un documento de computadora o un conjunto de papeles.
Sin embargo, el archivo aquí estudiado es una institución encargada de organizar y resguardar documentos.
En este sentido, es posible definir de manera práctica un archivo como el lugar en donde se albergan diferentes documentos organizados, de acuerdo a ciertas normas y que sirven para poner la información a disposición de un usuario o investigador.
Si bien es cierto que resguardar documentos tiene mucho tiempo en la historia, el estudio de los principios de organización archivística y la teoría de sus procedimientos específicos comenzó a tener relevancia hasta la primera mitad del siglo XIX.
En México ha habido diferentes intentos en distintos momentos para elaborar una norma aplicable a todos los archivos; sin embargo, ha sido complicado.
La creación de los archivos se dio a partir de la necesidad de resguardar los documentos que se iban generando, principalmente en las instancias de gobierno.
Con el paso del tiempo, la conservación de documentos en un archivo ha cobrado relevancia, en virtud de que forman parte de una historia, ya sea de un trámite o de las actividades de un personaje o una entidad. Por ejemplo, en México, en 1970 se creó el Archivo del Virreinato de la Nueva España; como podrás imaginar, había documentación de todo tipo y en grandes cantidades, generada entre España y la Nueva España. Por ello, era importante resguardar la historia de nuestro país.
Hasta aquí ya sabes cuál es la definición de archivo a la que nos referimos; sin embargo, ¿sabías que hay diferentes tipos de archivos?
Es posible que ya tengas una idea de cada uno; a continuación, descubrirás si estás en lo correcto.
Archivo público
Un archivo público es aquél que está al servicio de quien desee consultarlo; sólo es necesario cumplir con los requisitos que la institución indique. El ejemplo más claro es el Archivo General de la Nación.
Fue creado en 1823; actualmente es el más grande que hay en México y resguarda los antecedentes históricos del Estado mexicano, los cuales van desde el siglo XVI hasta la actualidad. En él puedes encontrar información de todo tipo; algunos ejemplos son los siguientes:
● Información sobre los exiliados españoles que llegaron a México en los años treinta: identificaciones de las familias en donde se indica de qué región venían, en qué barco llegaban, estado civil, edad, ocupación, entre otros datos.
● Información sobre la Inquisición, en particular sobre la limpieza de sangre.
● Documentos de posesiones de tierras, los cuales actualmente se consultan por razones de propiedad.
Archivo privado
Un archivo privado es aquél que pertenece a una persona o familia; a él sólo tienen acceso determinadas personas; no está abierto al público en general. Este tipo de archivos también puede pertenecer a una institución pública cuando así lo desea el propietario (en vida o en su testamento) o si los herederos deciden venderlo.
Los objetos que lo conforman pueden ser diversos:
En el Archivo Histórico de la UNAM existen fondos que incluyen este tipo de material; un ejemplo es el fondo Ezequiel A. Chávez.
Archivo personal
Un archivo personal es aquél que tiene un particular, como un fotógrafo, artista, político, arquitecto, pintor o rector, y puede ser donado o vendido a alguna institución para su custodia. Por ejemplo, en el Archivo Histórico de la UNAM se encuentra la colección de Armando Salas Portugal, conformada por fotografías y negativos; ésta fue vendida por la viuda del fotógrafo y está inventariada por la Dirección General del Patrimonio Universitario.
Es posible que no distingas con facilidad entre un archivo privado y uno personal. Ambos pueden ingresar a un archivo público; la diferencia es que el archivo privado puede quedarse como tal, sea o no consultado por usuarios.
Concluyendo con los tipos de archivos
Hasta ahora revisaste qué es un archivo y los tipos que existen. Es importante considerar que éstos surgieron para atender una necesidad que sigue presente hoy en día: la conservación de la historia documentada de una nación.
Otras de sus funciones trascendentales son el rescate y difusión de ese patrimonio y las memorias de cada país, principalmente de las instituciones gubernamentales que lo conforman.
Actividad. Archivos públicos, privados y personales
Un archivo es la institución encargada de rescatar, conservar y difundir aquellos documentos u objetos que poseen alto valor histórico para una nación.
En esta actividad identificarás las principales características de un archivo; recuerda que existen tres tipos principales de archivo.
Autoevaluación. Los archivos
El tema de los archivos es importante, ya que surgen para atender una necesidad social: preservar el pasado. Es tiempo de comprobar lo aprendido en esta unidad.
Fuentes de información
Bibliografía
- Cruz, J. R. (2005). Manual de archivística . Fundación Germán Sánchez Ruipérez.
- Cruz, J. R. (2012). La gestión de documentos en las organizaciones. Alianza Editorial.
- Ramírez, M. C., Sánchez, A., Birrichaga, D. y Beltrán, L. C. (2011, enero-junio). El devenir histórico de la cultura archivística en México [Versión electrónica]. Información, Cultura y Sociedad, 24 , 39-68. http://www.scielo.org.ar/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S1851-17402011000100003&lng=es&tlng=es
Documentos electrónicos
Cómo citar
Vivas, M., Ruiz, D. (2024). Los Archivos Públicos, Privados y Personales. Unidades de Apoyo para el Aprendizaje. CUAED/Escuela Nacional de Estudios Superiores, Morelia-UNAM. (Vínculo)