Los pasos para la elaboración de un presupuesto

Cada uno de los proyectos de Arquitectura/Arquitectura de Paisaje pertenece a un sistema complejo llamado proyecto de inversión, compuesto por varios elementos en que se establecen las etapas para su desarrollo.

Ciclo de vida de un proyecto de inversión en la industria de la construcción

Un proyecto de inversión comienza con la concepción de los siguientes puntos:

Otros elementos que lo componen son los siguientes estudios:

Conforme avanza el proyecto de inversión y se acerca hacia una etapa de concreción, se requiere contar con el estimado de costos detallado o el presupuesto base del proyecto técnico o proyecto arquitectónico, que pertenece a la ingeniería de detalle y es fundamental para que se pueda realizar la construcción del proyecto.

Conocer el costo final con la mayor precisión posible es de vital importancia en la construcción, ya que puede haber una posible escasez de recursos económicos, implicaciones técnicas y políticas, entre otras variables, pero también para lograr el resultado final, el cual requiere de un proceso complejo que debe seguirse ordenada y secuencialmente, de lo contrario, los errores podrían alejar de un rango aceptable el precio y provocar problemas serios tanto en la planeación como en la ejecución de obra.

Pasos para la elaboración de un estimado de costos detallado o presupuesto base:

Proyecto ejecutivo arquitectónico/arquitectónico paisajístico, estructural, instalaciones.

1. Cuantificación.
2. Números generadores.
3. Catálogo de conceptos.
4. Análisis de precios unitarios.
5. Presupuesto base.
6. Programa de ejecución de los trabajos físico y financiero.

Paso 1. Proyecto ejecutivo

Consiste en la creación de los espacios habitables; es llamado también proyecto arquitectónico, y contiene proyectos que lo acompañan y complementan como son: estructura, instalaciones eléctricas, hidráulicas, sanitarias, voz y datos, y especiales, por citar algunos.

Toda esta información se plasma en planos técnicos aprobados para construcción, detalles constructivos, documentos como las memorias descriptivas, memorias de cálculo, láminas de presentación, perspectivas digitales, modelos físicos o maquetas, modelos y recorridos virtuales. En resumen, se describen gráficamente y por escrito las especificaciones técnicas generales y particulares, para lograr su realización, de tal forma que cada uno de los componentes sean cuantificables.

Paso 2. Cuantificación

En los planos dibujados del proyecto de la disciplina correspondiente, se colocan además de los espacios y los componentes correspondientes, las tablas de cuantificación, con el nombre y/o descripción clara de cada uno de ellos, clave o código, unidad de medida, volúmenes parciales por plano o nivel, pasando por todo el proceso constructivo, desde levantamientos y elementos existentes, demoliciones, desmantelamientos, hasta acabados.

Lo ideal es que este paso lo realicen los proyectistas y corresponsables de cada una de las disciplinas que intervienen en el proyecto.

Paso 3. Números generadores

Son formatos preestablecidos en los que se captura la información contenida en el proyecto ejecutivo, los datos contenidos en las tablas de cuantificación. Cuando el proceso de proyecto no integra este alcance, lo más conveniente es que el proyectista realice la cuantificación de cada uno de los conceptos de la obra para darle continuidad y secuencia lógica de acuerdo a los procesos y sistemas constructivos seleccionados en el proyecto, porque en caso de existir omisiones serán detectadas de inmediato por la persona que ejecutó el proyecto, con lo cual se solventa el problema desde su origen en la misma fase de proyecto.

En caso de que la tarea sea asignada a una persona distinta a la responsable del proyecto podría no identificar las deficiencias y, por consecuencia, serían ignoradas o interpretadas de una manera distinta el sentido del proyecto, provocando desviaciones de éste, de los volúmenes de obra y, por ende, del precio final de los elementos, que afectarán sin duda la programación y la ejecución de la obra.

La captura en el formato se inicia de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha, comenzando con el número consecutivo, la clave del concepto, la descripción detallada del concepto, la unidad de medida y la cantidad. Dependiendo de la complejidad del proyecto se integra un croquis general de localización y un croquis detallado del elemento, y en ocasiones se presenta la imagen o dibujo del armado del acero de refuerzo y la colocación de cables en elementos que lo requieran.

Lo ideal es realizar una hoja generadora de cada uno de los trabajos de obra a ejecutar o de los conceptos; también puede integrarse una hoja por cada una de las partidas y realizar un solo croquis para todos los elementos; esta decisión dependerá del cliente o contratante y de la complejidad del proyecto.

Paso 4. Catálogo de conceptos

Paso 5. Análisis de precios unitarios

Sin lugar a duda, es el componente más importante del presupuesto, porque en este paso se realiza una revisión minuciosa de cada uno de los conceptos generados en los pasos anteriores, desglosando cada componente particular. Se realizan cotizaciones y compulsas de mano de obra, materiales, equipos y herramienta; capturando en un formato preestablecido la integración de costos directos e indirectos, utilidad, financiamiento, gastos adicionales y lo que indique la contratante.

A diferencia de los cuatro pasos anteriores, en que lo ideal es que sean realizados por las personas que hicieron el diseño, éste debe elaborarse por un experto en materia de costos y presupuestos, porque requiere la revisión exhaustiva de cada uno de los conceptos generados, y en su caso crear nuevos que tengan relación y congruencia con el proyecto; incluso el analista de precios podría participar en algunos de los pasos anteriores como apoyo a la descripción de los trabajos a ejecutar o conceptos, siempre y cuando la responsabilidad se deslinde apropiadamente, porque él podría conocer sólo de manera superficial el proyecto y la ayuda que proporcione llegaría a ser contraproducente si cometiera errores debido a la interpretación inapropiada de los planos (en caso de que existieran omisiones), y llegaría a modificar tanto diseño, como sistemas y procedimientos constructivos.

Vale la pena dejar claro que los cálculos matemáticos no podrán ser exactos, independientemente de que lo desee el proyectista o el cliente, porque los costos están basados en normas establecidas aplicadas en lo general, se aplican a proyectos distintos en ubicación, tiempo y emplazamiento.

A pesar de que el proyecto se parezca mucho a algún otro, no se deben dejar a un lado las diferencias ni características específicas del mismo, puesto que varía en sus propios componentes, como la mano de obra, ya que el rendimiento de los ejecutantes directos de los trabajos llega a diferir respecto a la norma, porque son personas las que intervienen en el proceso.

En algún momento los materiales podrían tener defectos de fabricación que son identificados a simple vista y se reemplazan, ocupando el tiempo de personas que afectan el costo final del concepto que se ejecuta; también podría haber fallas imprevistas en los equipos, ya sea maquinaria pesada o ligera; con todo esto, el costo de la obra y el tiempo de ejecución variarán de acuerdo a lo previsto en los cálculos iniciales, que también pueden ser afectados por el cambio repentino en el estado del tiempo y por otras circunstancias, lo cual podría provocar retraso en la ejecución de obra con su consiguiente encarecimiento.

Paso 6. Presupuesto base

Es considerado el paso culminante del proceso de elaboración de un estimado de costos detallado, porque se obtiene el precio base final de la materialización o construcción del proyecto realizado, sin embargo, en la mayoría de los casos es distinto al contrato de ejecución de obra, porque las empresas participantes en el concurso de selección elaboran su propio presupuesto para presentar al cliente o contratante, quien analizará y evaluará la propuesta técnica y económica de cada participante, además de la programación de ejecución de los trabajos para tomar una decisión acerca de lo que considere lo mejor para ejecutar el trabajo.

Se captura sobre el catálogo de conceptos realizado anteriormente, agregando las columnas de precio unitario, importe parcial e importe final; se escribe el costo final con letra; las especificaciones técnicas generales y particulares por escrito pertenecen a este apartado.

Se recomienda que sea ejecutado por el analista de precios y costos.

Paso 7. Programa de ejecución de los trabajos

En la actualidad, los programas de computación utilizados para la ejecución de presupuestos elaboran automáticamente los programas de ejecución físico y financiero de cada una de las partidas que lo componen, así como de los elementos en particular; sin embargo, vale la pena que el analista de precios y costos en conjunto con los proyectistas de cada una de las disciplinas que intervienen, e inclusive los contratistas o constructores en la revisión participen para que sean consideradas la mayoría de las variables que intervienen en la ejecución de obra, desde los preliminares hasta la limpieza final y la entrega del espacio o instalaciones al cliente o contratante.

Una manera de contribuir a la mejor comprensión del proceso es mediante su representación gráfica en un diagrama de flujo, ya que apoya a visualizar claramente cada uno de los pasos, el área o persona responsable de ejecutarlo, la descripción de la actividad a desarrollar, el orden y el momento en el que se ejecutan.

Diagrama de flujo de un presupuesto base

Considera que la institución en la que trabajas como titular de la Jefatura de Proyectos tiene a su cargo la supervisión de un proyecto arquitectónico/arquitectónico paisajístico que desarrolla una institución de educación superior pública, y gracias al conocimiento que tienes por tu formación académica y tu desempeño profesional se te instruyó para que supervises la ejecución del presupuesto base del proyecto ejecutivo o ingeniería de detalle, para lo cual te piden leer el manual de procedimientos administrativos de la dependencia, en particular el capítulo que se refiere a la supervisión de proyecto ejecutivo.

Durante la lectura observas el siguiente diagrama de flujo que describe el proceso para la elaboración y seguimiento de un presupuesto base.