Introducción
La gestión documental, como parte de la ciencia archivística, busca la organización del documento de archivo en sus diversos soportes, procurando el adecuado flujo de información; esto se asemeja al torrente sanguíneo del ser humano, ya que a través de él circula la sangre a cada uno de los espacios en donde resulta vital.
En este sentido, la información es transportada mediante el documento de archivo y resguardada por cada departamento, puesto que este último determinará el momento adecuado para su uso.
Para lograrlo, se apoya en otras áreas del conocimiento, tales como la diplomática y las tecnologías de la información, ya que el profesional de los archivos debe conocer tanto al documento como su entorno.
Ahora bien, en este apartado se responderá a las interrogantes: ¿Cómo se caracteriza la gestión documental? ¿Qué elementos convergen en ella?
Objetivo
Identificar los elementos que integran la gestión documental, a través de la organización, descripción, conservación y difusión, con el fin de brindar una consulta eficiente de archivos.
Características de la gestión de documentos
Una vez que hemos definido qué es gestión documental, daremos el siguiente paso, que consiste en identificar sus características y su respectiva definición.
Acordeón de conceptos
Control del uso y la circulación de los documentos
Nos lleva a hacer más eficiente el trabajo. El objetivo es evitar la creación de documentos innecesarios, la posible duplicación y las versiones caducadas. Sabemos que puede haber, en diferentes expedientes, copias de un mismo documento.
La importancia de simplificar el procedimiento
Ayuda a que en un trámite no se requiera ni más personal ni más papeleo.
La conservación y la instalación de los documentos a bajo costo en los archivos intermedios
Sólo se conservan los que verdaderamente se requiere resguardar.
Organizar (clasificar, ordenar y describir) los documentos para ponerlos al servicio de la gestión y poder tomar decisiones
Implica los criterios a seguir para hacer más eficiente la gestión.
Valorar, seleccionar y eliminar los documentos que ya no tengan valor
Se aplican criterios, pues el crecimiento de documentos es exponencial y no se puede conservar todo.
Disponibilidad de los documentos en crisis o emergencia
Se lleva a cabo mediante la señalización en el exterior de los contenedores.
Conocer la importancia de los documentos de archivo en instituciones tanto privadas como públicas
Permite una mejor consulta de documentos en cualquiera de los sectores.
Recuperar información de manera más rápida y efectiva
Se lleva a cabo cuando durante el trámite se puede localizar de manera efectiva el material requerido.
Difundir el archivo dentro y fuera de la organización
Al tener un buen control del material, organizado y descrito, es posible difundir la información con la que cuenta la entidad que resguarda la documentación.
Actividad. La gestión documental y sus características
Identificar las características de la gestión documental nos permite saber cómo hacer más eficiente una organización, mediante la agilización de los diferentes procesos que se requieren para que el trabajo funcione.
Autoevaluación. ¿Qué aprendí de la gestión documental?
La gestión documental surge como una medida de atención a la sobreproducción de documentos en el siglo XX; esto nos recuerda que una buena organización y adecuado manejo de la información resulta crucial a la hora de administrar una institución.
Fuentes de información
- Cruz, J. R. (1996). Manual de archivística (2.ª ed.). Pirámide/Fundación Germán Sánchez Ruipérez.
- Heredia, A. (1987). Archivística general. Teoría y práctica. Diputación Provincial.
- Rufeil, M. Z. (2009). Manual de teoría archivística y glosario. Brujas.
Cómo citar
Vivas, M., Luna, S. (actualización) (2023). Características de la Gestión de Documentos. Unidades de Apoyo para el Aprendizaje. CUAIEED/Escuela Nacional de Estudios Superiores, Morelia-UNAM. (Vínculo).