UAPA. Los Modelos de Gestión de Documentos, sus Perspectivas y sus Características

Introducción

Existen diferentes modelos que reconocen la información generada desde nuestra institución y el flujo que toma. No obstante, las necesidades contextuales e inherentes al país de origen no son cosa ajena, por lo que hay que revisarlas para adaptar la propuesta a nuestra organización. Por ello, se presentan algunos de los modelos más importantes junto a sus respectivas características.

Personas aplicando los modelos de la gestión de documentos

Identificar los diferentes modelos de gestión de documentos, a través del estudio de sus perspectivas y características, para conocer el impacto que han tenido en el campo de la archivística.

Modelos de gestión de documentos

Para comenzar, es preciso tener en cuenta que la diversidad en los modelos de gestión responde a la variación en las necesidades de cada país. Cada uno de los que verás a continuación muestra su propia particularidad, lo cual no significa que unos sean mejores que otros, sino que atienden al flujo de información de diferente forma, según sus características; sin embargo, algunos han tenido más problemas que otros en su implementación.

Los más relevantes:

Modelo norteamericano: Records Management

Surgió para solucionar los problemas de producción documentales en las administraciones públicas. La razón principal era racionalizar las prácticas de la administración.

La base más importante es tomar conciencia de la necesidad de reducir el volumen de documentos que se puede conservar por su valor cultural o histórico.

El mayor éxito ha sido en el sector privado, que es en donde se aprovechan al máximo las tecnologías de la información.

Modelo francés: Pre-Archivage

Este modelo ha tenido realmente muy poca incidencia en la gestión de los documentos activos.

El Centre des Archives Contemporaines, que se inició para recibir los fondos intermedios, tuvo que modificar el modelo y se ubicó en las propias administraciones, y sólo se remiten a los que se conservan de manera permanente.

En el siglo XX, prácticamente a finales de la década de los 90, se dieron las tableaux de gestion.

Modelo del Reino Unido: Registry

Éste ha sido un modelo muy utilizado en el campo de la archivística; su característica fundamental, y que le ha dado tanto éxito, es que está basado en la fase activa del ciclo vital.

Lo primordial en este modelo es que registra los documentos y esto constituye la evidencia legal de su autenticidad.

Los archivos de trámite y los intermedios corresponden a la administración de cada departamento, el cual cuenta con un archivista encargado. Así, el personal de cada entidad, en colaboración con el archivista, elige los documentos que se transferirán a los National Archives.

Hay dos momentos para la selección de los documentos:
● First review, que es la primera fase a los cinco años de su creación.
● Second review, que se da entre los 15 y 25 años de la fecha de su creación.

Las dos selecciones se dan en los organismos que produjeron los documentos.

Modelo alemán: Registratur

Este modelo tiene la característica de llevar a cabo un cuadro de clasificación general previo, el cual está complementado con índices de personas o temas.

Este modelo permite que la gestión documental se lleve a cabo en dos momentos:
● Fase inicial de creación
● Fase de eliminación y conservación

Existen ciertos problemas en este modelo, y es que hay muy pocos estudios sobre procedimientos administrativos, nula teoría escrita respecto al tema, además de poca eficacia en la gestión.

Modelo australiano: Record Continuum

Es uno de los modelos más recientes en la archivística. Su prioridad es satisfacer la gestión de documentos de carácter electrónico.

Para este modelo, el acceso es fundamental y tiene más prominencia que la ubicación de documentos.

Actividad. Modelos, ¿para qué?

Ya hemos revisado los modelos más representativos en cuanto a gestión de documentos se refiere. A través del reconocimiento de éstos y contrastando sus objetivos con los resultados arrojados en nuestro diagnóstico de archivos, determina el sistema más adecuado y que resulte efectivo.

Como se comentó con anterioridad, la administración pública y privada tienen semejanzas en su estructuración; no obstante, cada organismo se ajustará en mayor o menor medida a un modelo.

Fuentes de información

Básicas

Cruz, J. R. (1996). Manual de archivística (2.ª ed.). Pirámide/Fundación Germán Sánchez Ruipérez.

Heredia, A. (1987). Archivística general. Teoría y práctica. Diputación Provincial.

Rufeil, M. Z. (2009). Manual de teoría archivística y glosario. Brujas.

Cómo citar

Vivas, M. Luna, S. (actualización) (2023). Los Modelos de Gestión de Documentos, sus Perspectivas y sus Características. Unidades de Apoyo para el Aprendizaje. CUAIEED/Escuela Nacional de Estudios Superiores, Morelia-UNAM. (Vínculo)