Elaboración de Informes de Avance Físico-Financiero de un Proyecto
Unidad de Apoyo para el Aprendizaje
IniciarElaboración de Informes de Avance Físico-Financiero de un Proyecto
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IniciarEn el ejercicio profesional, cada empresa o institución planifica sus actividades de acuerdo a los objetivos previamente establecidos, ya sea prestando servicios o produciendo algún producto; cada persona que participa tiene a su cargo tareas específicas, cuyo trabajo cotidiano y constante contribuye a alcanzar las metas establecidas con los recursos humanos, materiales, económicos y tecnológicos que le fueron asignados para tal fin.
Para conocer la manera en que se cumplen los objetivos propuestos, la Dirección de Administración solicita a cada una de las áreas del organismo el reporte de actividades, que se compara con lo planeado al inicio, para identificar avances, retrocesos o estancamientos durante la producción o la prestación de servicios en periodos quincenales, mensuales, semestrales o anuales.
Según el tipo de organismo, tamaño o sector al que pertenezca será el tipo de reporte que se realiza; además, cuando se manejan recursos económicos, también debe indicarse cómo se realizaron los gastos y dónde se aplicaron. Incluso en México, los informes son obligaciones de ley, un ejemplo es el que entrega cada año el Presidente de los Estados Unidos Mexicanos al Congreso de la Unión.
Cumplir con las metas propuestas por una organización es una de las tareas principales que se le encomiendan a una persona, la cual se conectará también con los objetivos logrados por los compañeros de trabajo de la misma área o incluso de otras. Asimismo, debe reportar el trabajo realizado en los formatos establecidos para tal fin.
Cada organización se rige bajo un marco normativo de diferente orden, el cual determina el ámbito de aplicación de los procesos que se generan; y desde el que se elabora su manual de procedimientos administrativos.
La responsabilidad de las jefaturas o coordinaciones de área es integrar de manera organizada el avance reportado por cada uno de los miembros que tienen asignadas tareas específicas para entregarlas a los superiores, quienes se encargan de comparar la planificación o programación realizada en los primeros pasos de los procesos productivos con lo ejecutado, logrando identificar desviaciones de las metas planteadas originalmente, las amenazas al organismo o a los procesos, y verificar la pertinencia y la vigencia de las estrategias planteadas para lograr determinados resultados.
Asimismo, los reportes de avance físico-financiero son presentados a personas externas de la institución o empresa, y demuestran información cualitativa (descripción detallada, redactada de manera continua) y cuantitativa (contiene datos precisos de cantidades, incluso temas económicos) de los procesos que se realizan.
Los reportes se realizan de manera compacta o con una estructura basada en un resumen ejecutivo, introducción, desarrollo, conclusión y referencias. También pueden ser elaborados por terceros, es decir, se contratan personas o empresas especializadas, que se encargan de realizar actividades de supervisión y elaboran planes de trabajo que incluyen el estudio previo, la identificación de problemas o procesos no resueltos, así como la presentación de propuestas que contribuyan a mejorar éstos; además, realizan un seguimiento constante, elaboran los reportes de avance del trabajo físico-financiero, participan en reuniones de trabajo periódicamente e incluso llegan a realizar gestiones ante organismos externos como licencias o permisos.
Reportar el avance del trabajo realizado es una tarea cotidiana y sencilla que toda persona realiza de manera informal, transmitiendo información de manera verbal a sus superiores; sin embargo, se realiza también de manera formal, a través de un documento escrito que puede ser un reporte de actividades, una nota informativa o algún otro documento que determine la dirección de área.
La nota informativa es un formato que se elabora en una hoja membretada de la organización y lleva un folio de control, la fecha, el nombre y cargo de la persona a quien se dirige, el nombre y cargo de quien la elabora, la fecha de elaboración y el contenido, y la firma de la persona que elabora.
El contenido es la redacción en prosa de las actividades realizadas en un periodo predeterminado, generalmente son a corto plazo; también pueden integrarse listas, y es fundamental manejar datos precisos e incluso cantidades verificables, dependiendo de la complejidad y profundidad del trabajo del que se trate. En ocasiones, la nota informativa contiene todo el reporte, y en otras es la presentación sintética del informe porque se acompaña con tablas que agrupan datos con cifras acerca de asistencia y puntualidad del personal, las ventas del día, semana o mes, clientes potenciales, clientes que dejaron de acudir, maquinaria trabajando al 100 % de su capacidad, quejas de los clientes, temas de seguridad, además de los aspectos que se consideren relevantes por parte de las organizaciones.
Los reportes también son una fuente de información confiable, porque recogen en cada una de las áreas los sucesos en tiempo real.
Corresponde a las metas físicas previstas con antelación en el programa de ejecución de los trabajos y expresa el avance del mismo en una fecha o periodo determinado del número de acciones o productos elaborados, siendo elementos cuantificables en un periodo preestablecido, por ejemplo, la fabricación de prendas o el embotellamiento de una bebida.
Puede ser expresado también en porcentaje.
Es el importe que corresponde al número de acciones o productos elaborados en el periodo de tiempo plasmado en el programa de ejecución, y depende directamente de las cantidades expresadas en el reporte físico.
Al igual que el avance físico, puede ser expresado en porcentaje.
Se refiere a las secciones o los campos de la nota informativa en donde se presentan descripciones en prosa de las actividades o productos desarrollados en un periodo de tiempo predeterminado, anexos o reporte de los avances físicos y financieros que requieren una breve descripción.
Algunos de los prestadores de servicios profesionales de Arquitectura y Arquitectura de Paisaje, denominados oficinas, empresas o talleres, ofrecen al público en general, entre otros rubros, lo siguiente:
Para lograr los objetivos, establecen programas de trabajo generales que incluyen metas asequibles y medibles durante el transcurso del tiempo; conforme se presentan proyectos se analizan y se desarrolla un trabajo similar particularizado dependiendo del tipo o género de proyecto del que se trata, así como de los alcances o etapas a desarrollar con los correspondientes componentes.
Imagina que junto con tus compañeros de generación integras un Taller de Arquitectura y entre todos determinan la visión, la misión y los objetivos que darán a conocer para ofrecer los servicios que hayan determinado como equipo de trabajo. A partir de la consolidación de esta etapa llega a ustedes un grupo de personas pertenecientes a un ejido en la costa del Pacífico mexicano, quienes solicitan un proyecto ejecutivo arquitectónico y arquitectónico paisajístico para el desarrollo ecoturístico sustentable denominado “Playa Vistahermosa”.
La dirección del taller convoca a una reunión de trabajo para que los coordinadores de área conozcan los requerimientos de los ejidatarios de primera mano. Al término de la reunión se hace una breve pausa para despedir a los posibles clientes y tomar un descanso; posteriormente se retoma ésta con el equipo de trabajo y se asigna una coordinación general, misma que conforma una plantilla de trabajo y la entrega en forma del organigrama tanto escrito como gráfico, la cual de ser aprobada requerirá la contratación de personal con la respectiva asignación presupuestal que coincide con las fechas de entrega final del proyecto, incluyendo las revisiones correspondientes, tanto al interior del equipo de trabajo como con el cliente.
Después de algunos días, la dirección del taller anuncia la aprobación del presupuesto por parte de los ejidatarios para la ejecución del proyecto ejecutivo de “Playa Vistahermosa”, así como la firma del contrato que incluye dentro de las cláusulas el listado de los productos entregables, integra cantidades y costo de cada uno de ellos, así como el programa de ejecución tanto físico como financiero para que el prestador de servicios y el cliente tengan información base para dar seguimiento al proyecto.
El programa se realizó consultando a los especialistas de cada área que intervienen por disciplina o campo de conocimiento para que se lleve a cabo en el tiempo necesario, sin prisa, y al mismo tiempo sin holgura; por esta razón se observan productos entregables fraccionados en más de una semana.
La dirección del taller te comunica que el proyecto queda a tu cargo con los recursos que conlleva, como son: humanos, materiales, equipo para que logres llevar a buen término el proyecto, entre otros.
La primera actividad que realizas es la revisión detallada del contrato, posteriormente del programa de trabajo; encuentras el primer documento con términos legales y un lenguaje claro, sencillo, y además fue revisado por el área jurídica del taller, mientras que el segundo lo observas con más detenimiento por tener más relación con el área técnica, encontrando lo siguiente:
Aparecen los logos institucionales del Taller de Arquitectura y del ejido para darle formalidad y contextualizar el documento; la fecha de inicio y término del proyecto es del 4 de mayo al 22 de agosto de 2020, en las cabezas de columna leyendo de izquierda a derecha se aprecia lo siguiente: el número consecutivo del componente o entregable, enseguida la clave de la partida asignada por la dirección de proyectos, la siguiente columna contiene la descripción corta del entregable o componente, posteriormente se encuentra la cantidad en donde se anota el número de elementos o productos a entregar, junto a ésta se localiza el costo de cada uno de éstos, le sigue la columna de porcentaje que corresponde a la parte proporcional que le concierne a cada producto entregable con respecto al total del proyecto.
Aquí se cierra el primer cuerpo de la tabla del programa en donde se concentran las etapas en las que se divide.
El siguiente cuerpo está integrado por el calendario con los meses, semanas, y se sombrean las celdas con el código seleccionado para identificar el monto en pesos programado y real, porcentaje del monto ejercido por semana, y la cantidad de los productos por semana.
La línea marcada con puntas de flecha en los extremos marca el momento de realizar un corte para realizar el reporte de avance tanto físico como financiero, y con porcentaje de los trabajos.
El código de colores permite identificar el tipo de información que contienen las celdas:
En la parte de inferior del “Programa de ejecución del proyecto” con sombreado gris se localizan las celdas con los totales por columnas que corresponden a la suma de cantidades y porcentajes por cada semana, lo cual es información útil en varios sentidos, uno de ellos es que en el Taller de Arquitectura se conoce con anticipación el importe por el cobro del trabajo ejecutado, lo cual contribuye a organizar parte de la situación financiera del organismo, y ayuda para preparar los números generadores, estimaciones para cobro y facturación.
A los ejidatarios la información les sirve para conocer anticipadamente los productos del proyecto que tendrán en determinada semana o fecha; también les permite prever el pago que deben hacer al taller; lo anterior es conveniente para ambas partes, para que exista la entrega de información como documentos terminados y el flujo de recursos económicos de manera que contribuyan al desarrollo secuencial del proyecto.
Al hacer esta revisión te das cuenta que el programa de trabajo únicamente abarca tres etapas de proyecto las cuales son:
Ante la duda decides preguntar al director general el motivo de tal situación y te explica que es el dinero con el que cuentan por ahora los ejidatarios; con los productos de entrega comenzarán a buscar los recursos económicos para la terminación del proyecto, así como para la ejecución de la obra, porque el predio es del ejido y existe un acta de asamblea con los votos aprobatorios de los ejidatarios, misma que ha sido ingresada al Registro Agrario Nacional (RAN) para contar con las autorizaciones correspondientes, incluso revisarán el anteproyecto y esto permitirá un análisis detallado, en su caso ajustes para que el proyecto ejecutivo se realice de manera apropiada.
Te comenta también que el último entregable es la memoria descriptiva y una presentación ejecutiva en la que se incluyen láminas de presentación y un recorrido virtual, con este material los ejidatarios verían empresarios, inversionistas y funcionarios de bancos y gobierno en los tres niveles para solicitar recursos económicos, materiales y, de ser posible, créditos.
El expediente con memorias de cálculo y planos de estas primeras etapas se utilizará para realizar los preliminares de la obra, como son: el deslinde del terreno, el acceso, las conexiones preliminares eléctrica e hidráulica, las bodegas para las herramientas y los materiales que necesitan estar bajo resguardo y las inclemencias del tiempo, la oficina temporal, el acceso temporal a la obra, y la identificación de los emplazamientos de edificaciones para comenzar a realizar el estudio de mecánica de suelos.
En un documento que es parte del manual de procedimientos administrativo del taller, y en particular un componente del área de gerencia de proyecto, se establece la periodicidad con la que se presentan los reportes de avance físico-financiero.
La fecha de entrega de los reportes es el lunes siguiente a la fecha de corte, misma que aparece en la tabla del programa, el reporte no. 1 se entrega el 1° de junio, el no. 2 el 29 de junio, el no. 3 el 27 de julio, y el no. 4 el 23 de agosto.
La Dirección General te nombró a cargo de la coordinación general del proyecto Playa Vistahermosa. La directora general Arq. Psj. Jimena García viajó a la costa para reunirse con los ejidatarios y comentar el desarrollo del proyecto, llevando consigo el reporte de avance de la primera semana, aunque en el convenio se establece que los informes se entregarán al cierre de cada mes, en esta ocasión se desea conocer el avance en la primera semana de actividades, de tal forma que permita identificar el inicio concreto de los trabajos. Para asegurarse de contar con la información apropiada, se te piden antes de la reunión tus respuestas a las preguntas del informe de la primera semana de trabajo.
Debido a la presentación del inicio de obra del proyecto Playa Vistahermosa, la directora general te asignó la realización de los reportes de avance físico-financiero, correspondientes a la Etapa 1. Estudios previos del proyecto “Hotel Boutique La Montaña”.
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Cómo citar
Ruiz, O. F. (2020). Elaboración de informes de avance físico-financiero de un proyecto. Unidades de Apoyo para el Aprendizaje. CUAIEED/Facultad de Arquitectura-UNAM. (vínculo)