Entorno o medio circundante de un sistema
Todo sistema opera dentro de un entorno (tal vez con excepción del universo): el medio ambiente que lo rodea, afectándolo y siendo afectado por él.
Por ejemplo, un especialista en computación que estudie la eficiencia del CPU podría decir que el usuario es parte del entorno, ya que no integra dicha unidad central; en cambio, si ese experto está examinando el funcionamiento de un sistema de proceso por computadora, de una organización, en términos de reducir los costos operativos y minimizar errores en el manejo de los datos y de la información, el usuario sería definitivamente parte del sistema.
Asimismo, el entorno es una función del individuo que observa o interactúa con el sistema.
Interacción del individuo con el sistema
El usuario forma parte del entorno porque no está inmerso dentro del CPU, no es un componente o elemento del medio, pero le afecta como parte del ambiente o entorno.
Usuario como parte del entorno
El usuario forma parte del sistema, ya que está inmerso en el parámetro establecido por el especialista.
En todo caso, dependerá del objetivo o necesidad que se tenga para poder determinar el sistema y el entorno.
Límites o fronteras de un sistema
Primero, se enumeran todos los componentes que integran al sistema y se circunscriben. Todo lo que se halle dentro del espacio delimitado se llama sistema; y todo lo que se quede afuera, ambiente o entorno. Posteriormente, se mencionan todos los flujos que atraviesan la frontera. Los procedentes del ambiente que entran en el sistema son las entradas; y los que desde el interior de la frontera se dirigen hacia el exterior, salidas. Al final, se identifican todos los elementos que contribuyen a la obtención de metas específicas y se incluyen dentro de la frontera, si todavía no lo están.
Ejemplo
Una ciudad es considerada como parte de un sistema gubernamental nacional. Las fronteras de la ciudad son físicas, conocidas y legales. Las fronteras físicas se identifican en un mapa y todos los componentes físicos del sistema urbano quedan circunscritos en el mapa.
Los flujos llegan a través de la frontera física con entradas procedentes del ambiente e incluyen personas, vehículos y hasta animales. El suministro de agua potable, la energía eléctrica y las variaciones climatológicas son ejemplos menos evidentes de entradas. Las salidas pertenecen a la misma categoría.
La ciudad es un sistema abierto que reacciona ante el ambiente, con base en la información que atraviesa las fronteras en una y otra dirección. La información suele publicarse en periódicos dentro de la ciudad si es entrada, y fuera de ella si es salida. También la televisión, la radio y las palabras proporcionan un flujo de información a través de las fronteras.
Las fronteras legales de la ciudad circunscriben todas las acciones legales o políticas que emprende. La acción de la ciudad se limita a sus habitantes, su sistema físico y las personas o compañías que toman decisiones sobre éste o que operan en él.
Sin embargo, restricciones ulteriores limitan las acciones legales (o los componentes del sistema legal) y las reservan para los sistemas estatales. Por tanto, la ciudad se conforma de grandes sistemas, cada uno con fronteras bien definidas. Esto puede aplicarse también al sistema del condado y luego al Estado como sistema.
Entradas y salidas
El sistema interacciona con su ambiente por medio de los elementos de entrada y salida. Una entrada es cualquier elemento que ingresa al sistema, proveniente del entorno; una salida, lo que egresa del sistema, cruzando los límites hacia el medio circundante. La salida se produce a partir de una entrada sobre la que actúa el sistema y es devuelta al entorno (puede ser mercancía, información, etcétera). La salida de un sistema puede ser la entrada a otro.
Relación entre salidas
Ejemplo
En un sistema de cómputo, los datos ingresan al sistema como entrada y egresan del mismo como salida: información y resultados de procesos. Una compañía de servicios de energía eléctrica recibe como entradas, provenientes del medio circundante, materias primas (carbón, petróleo, potencia hidráulica, etcétera) y demandas de servicio eléctrico por parte de los usuarios. Proporciona salida al medio circundante en forma de electricidad. Los límites controlan cuidadosamente la entrada y la salida, regulando el flujo desde y hacia el sistema, protegiéndolo de agentes destructivos o perjudiciales existentes en el ambiente. Los límites son los filtros de entrada y salida.
Interfaz
Es la región, frontera o medio en el cual termina la función de un sistema operante y comienza otro; también se entiende como equipo de conexión o adaptación. Por ejemplo, en un sistema de información, la salida de un sistema ha de tener una forma aceptable para el sistema con el que establece la interfaz. En un sistema de información de mercadotecnia, la interfaz entre este sistema y el de producción serían los pronósticos de ventas.
En el sistema debe haber correlación entre los subsistemas; es decir, existir un medio de transferencia de información entre ellos, de manera que cada uno realice su tarea. La información es transferida o coordinada entre los componentes o subsistemas a través de interfaces; estos elementos de interconexión (o intermediarios) en los límites de un sistema (o subsistema) dan paso a la información.
Una interfaz codifica o decodifica información o energía a una forma que pueda utilizar el sistema. En un sistema de calefacción, por ejemplo, un termostato es la interfaz que trasmite al sistema la información acerca de la temperatura del ambiente, después de convertida en una señal eléctrica que indica los cambios al sistema (encender o apagar la unidad de calefacción) o lo mantiene en su estado actual (encendido o apagado).
De la misma manera, en un sistema de cómputo, un canal de datos sirve como interfaz entre la unidad central de procesamiento y los dispositivos de entrada. En un proceso electoral, una máquina contadora de votos funciona como intermediario o interfaz entre el sistema legislativo y el entorno del elector y otros ciudadanos. Los sufragios son las entradas; y la aprobación o el rechazo de ciertas leyes o candidatos, la salida.
Entropía y homeostasis
Entropía es el movimiento de un sistema hacia un desgaste, desorden o discrepancia totales.
Entropía
Homeostasis es la característica de un sistema abierto para regresar a una posición estable.
Homeostasis
Ejemplo
Una compañía se amplía y contrata a nuevos gerentes que aumentan la telecomunicación y que la competencia cambia. Esta organización del sistema de información administrativa, seguramente, se modificará a sí misma, cambiará el software y el hardware, y se revisará la base de datos para continuar desempañado su función en la empresa.
Estructura
Está dada por la forma como se conectan los elementos de un sistema y el grado en que lo hacen, para alcanzar los objetivos totales.
Los elementos de un sistema trabajan juntos en grado variable, a partir de las siguientes relaciones:
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Relación
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Descripción
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Disfuncionales
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Pueden presentarse a raíz de fenómenos naturales, atributos antagónicos o conflictos organizacionales.
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Parasitarias
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Son aquéllas en las cuales se aprovechan los recursos del otro sin dar nada a cambio.
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Simbióticas
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Se presentan entre organismos y organizaciones diferentes que satisfacen mutuamente sus necesidades.
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Sinérgicas
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Se refuerzan entre sí en la obtención de objetivos comunes.
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Optimizadas
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Los intercambios de recursos y objetivos de los subsistemas mantienen un equilibrio dinámico para optimizar la salida total del sistema en forma continua.
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Ejemplo
Las relaciones funcionales entre las personas y el equipo constituyen la estructura del sistema de información de mercadotecnia. La jerarquía organizacional y las relaciones laterales entre los que trabajan en el sistema podrían ser incluidas en un diagrama de bloques que represente la estructura del sistema. Las relaciones disfuncionales de las personas pueden darse por un diseño deficiente del sistema o por conflictos de personalidad entre ellas.
Quizá haya vínculos disfuncionales entre las personas y la computadora, debido a la incapacidad del ser humano de ejecutar operaciones monótonas y repetitivas, relacionadas con las salidas o entradas de la computadora. Por otra parte, la computadora a veces no operará bien porque los discos y el equipo no son tratados con suficiente cuidado por los humanos.
Un parásito en el sistema de información de mercadotecnia será el empleado que finge trabajar; pero realmente hace muy poco. La simbiosis en el sistema de información de mercadotecnia es la relación necesaria entre la computadora y los seres humanos: se requieren mutuamente para alcanzar los objetivos del sistema.
Los efectos sinérgicos en el grupo social que constituye el sistema pueden ser conseguidos por individuos que se complementen entre sí, de modo que la salida total sea mayor que la simple adición del trabajo de cada uno
Componentes
Los componentes de un sistema son las partes identificables del mismo. Si un sistema es lo suficientemente grande como para incluir subsistemas y éstos se integran de otros subsistemas, llegaremos a partes que no son individualmente subsistemas.
Un componente también puede ser definido como una unidad que trabaja con otros componentes o subsistemas; parte de un sistema más amplio que tiene todas las propiedades de un sistema cabal. Es un sistema dentro de otro para lograr un fin específico y, normalmente, producir una salida, que puede ser la entrada de otra parte del sistema, o a otro sistema completamente diferente.
Sistema compuesto por subsistemas
Según sean objetos o personas, los componentes poseen características propias que influyen en la operación del sistema, en su velocidad, precisión, confiabilidad y capacidad.
Hay que tomar decisiones en el diseño de sistemas respecto al uso de personal o máquinas, y también entre varias clases de máquinas, teniendo siempre presente los atributos y costos. Los seres humanos, por ejemplo, comparados con las máquinas, tienen escasa capacidad para asimilar información por unidad de tiempo; pero son más eficientes en el análisis de problemas mal estructurados.
Se ha dicho que el hombre es el componente más eficaz del control que pueda producirse en masa por mano de obra inexperta. Las operaciones de cada componente separan, combinan o modifican, de algún modo, las entradas para cambiar su identidad y originar una salida.
Dentro de cualquier sistema se debe conocer el rendimiento esperado, es decir, saber cuáles deben ser los resultados de un proceso. El fin deseado (meta, propósito, norma u objetivo) puede ser un valor cuantitativo en particular, un intervalo o margen de valores o una determinada actividad. Por ejemplo, el objetivo de un sistema de mercadotecnia puede ser obtener ventas por 50 millones de pesos, en un año; y un sistema de control de calidad en la fabricación, mantener la tasa de defectos en artículos manufacturados por debajo de 20 %, y eliminar todos los artículos defectuosos de la línea final de producción.
Hay muchas técnicas para determinar las metas, objetivos y normas. El sistema no aprecia el valor o cuán apropiada es la meta, sólo proporciona los medios con los cuales se dirigen las actividades y procesos hacia ese objetivo.
