Componentes de un sistema
La forma como están organizados los elementos del sistema se llama configuración. De modo muy similar a los datos, las relaciones entre los elementos de un sistema se definen por medio del conocimiento.
En la mayoría de los casos, conocer el propósito o resultado que se desea obtener de un sistema es el primer paso en la definición de la manera en que se configurarán sus elementos. Por ejemplo, el resultado deseado de nuestro sistema es un auto limpio. La experiencia afirma que es ilógico disponer las cosas de tal forma que el elemento del rociador de líquido preceda al elemento del cepillo espumante, pues los pasos del proceso estarían invertidos (enjuagar y luego enjabonar), con los cual el automóvil no quedaría precisamente limpio.
Como se deduce de este ejemplo, el conocimiento es necesario tanto para definir las relaciones entre las entradas a un sistema (el auto sucio y las instrucciones del operador), como para organizar los elementos del sistema utilizados para procesar entradas (el cepillo espumante debe preceder al rociador del líquido).
Los sistemas pueden clasificarse de acuerdo a diversos criterios: simples o complejos, abiertos o cerrados, estables o dinámicos, adaptables o no adaptables, permanentes o temporales. A continuación se definen sus características:
Clasificación de sistemas de información
El desempeño de un sistema puede medirse de varias maneras.
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La eficiencia es una medida de lo que se produce dividido entre lo que se consume; puede ir del 0 al 100 por ciento.
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Por ejemplo, la eficiencia de un motor es la energía producida (en términos de trabajo realizado) dividida entre la energía consumida (en términos de electricidad o combustible). La eficiencia de algunos motores es de 50 por ciento o menos, debido a la pérdida de energía por causas de fricción y generación de calor.
La eficiencia es un término relativo empleado para comparar sistemas. Un motor de gasolina, por ejemplo, es más eficiente que uno de vapor, pues con un monto equivalente de insumo de energía (gasolina o carbón), el primero la produce más. El índice de eficiencia de energía de los motores de gasolina (el insumo o entrada de energía divididos entre la producción o salida de energía) es alto en comparación con el de los motores de vapor.
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La eficiencia es una medida del grado en el que un sistema cumple sus metas.
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Se calcula al dividir las metas alcanzadas en realidad entre el total de metas establecidas. Por ejemplo, una compañía podría fijarse como meta reducir sus partes defectuosas en 100 unidades, y en beneficio de ello instala un nuevo sistema de control; sin embargo, supongamos que la reducción real de partes defectuosas equivale a sólo 85 unidades; la eficacia del nuevo sistema de control sería entonces de 85 por ciento (85/100 = 85 %). Lo mismo que la eficiencia, la eficacia es un término relativo que sirve para comparar sistemas.
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Eficiencia y eficacia son objetivos de desempeño fijados en relación con un sistema general.
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El cumplimiento de estos objetivos supone considerar no sólo la eficiencia y eficacia deseada, sino también el costo, complejidad y nivel de control que se desean del sistema. El costo comprende tanto los gastos iniciales de un sistema como la totalidad de sus gastos directos permanentes.
La complejidad apunta, precisamente, a qué tan complicada es la relación entre los elementos del sistema.
En cuanto al control, es la capacidad de un sistema para funcionar dentro del marco de normas predefinidas (como políticas, procedimientos y presupuestos), así como el esfuerzo administrativo requerido para mantener dentro de esos límites la operación del sistema.
En todo caso, el cumplimiento de objetivos definidos de eficiencia y eficacia puede implicar una disyuntiva en términos de costo, control y complejidad.
Datos e información
Los datos son elementos aislados que por sí solos no representan valor alguno; por ejemplo, el registro o clave de un empleado, una fecha de ingreso, la clave de inventario de un artículo, la existencia inicial de un inventario, el número de horas trabajadas.
De acuerdo a su tipo, los datos pueden clasificarse en los siguientes apartados:
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Datos
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Representados por…
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Numéricos
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Números enteros o fraccionarios.
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Alfabéticos
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Letras
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Alfanuméricos
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Combinación de números, letras y caracteres especiales.
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Imágenes
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Gráficas o fotográficas.
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Audio
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Sonidos varios.
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Video
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Secuencias de imágenes en movimiento.
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Clasificación sobre datos de información
Cuando los datos son organizados o dispuestos de manera significativa se convierten en información, y ésta representa el conjunto de datos arreglados u organizados de tal manera que adquieren un valor adicional.
Para un directivo representa más valor conocer el volumen de ventas mensuales de una zona determinada que sólo el importe de las ventas realizadas por un vendedor específico.
La relación existente entre los datos y la información podría compararse entre un conjunto de piezas de madera, las cuales por sí solas no representan valor o utilidad alguna, pero si las arreglamos o acomodamos de tal manera que formen una pieza útil, por ejemplo, un banco, una pirámide o simplemente una escalera, representan un valor adicional. Lo mismo sucede con los datos; organizados o acomodados de determinada manera constituyen información útil que puede ser utilizada para tomar decisiones.
(s. a.) (2014). Organización de la información [fotografía].
Tomada de https://pixabay.com/es/conectar-conexi%C3%B3n-cooperaci%C3%B3n-manos-316638/
La forma de organizar, ordenar o clasificar los datos dará como resultado el tipo de información que se obtenga de ellos; es decir, a mayor cantidad de procesos a los que se sometan los datos, obtendremos como resultado información mejor y más útil.
Los datos consisten en hechos y cifras con existencia propia e independiente, y tienen poco significado para el usuario. En este orden, una característica significativa de los datos es que por ellos mismos no indican si son relevantes o irrelevantes; es necesario definir un contexto para establecerlos.
Gracias a la rápida evolución de las tecnologías de información (incluyendo los medios de almacenamiento), las computadoras acumulan grandes cantidades de datos que posteriormente se transforman en información. Ésta es un conjunto de datos procesados con significado, dotados de relevancia y propósito.
La información debe transformar la percepción de los hechos del perceptor, ya que será éste quien decida si un dato (o un conjunto de datos) es relevante o no. Debido a que la diferencia entre datos e información depende de la relevancia y propósito de un hecho, lo que es información para una persona, para otra pueden ser simplemente datos.
Además de los datos e información hay otro concepto que resulta importante mencionar, el conocimiento, que –en palabras de Davenport y Prusak (1998)– es una mezcla fluida de experiencias concretas, valores, información en contexto y juicio basado en la experiencia que proporciona un marco de referencia para evaluar e incorporar nuevas experiencias e información. El conocimiento se origina y aplica en las mentes de las personas. En las organizaciones no sólo está almacenado en documentos u ordenadores, sino también en las rutinas, procesos, prácticas y normas organizativas.
