Definición, Objetivos, Importancia, Vocabulario y Etapas del Análisis de Puestos
Unidad de Apoyo para el Aprendizaje
IniciarEl análisis de puestos es un proceso que consiste en investigar, describir y registrar el objetivo de un puesto de trabajo, sus principales cometidos y actividades, así como las condiciones bajo las que se realizan los conocimientos, habilidades y aptitudes precisas. El análisis del puesto de trabajo a menudo da lugar a dos tareas principales: la descripción del puesto de trabajo y la especificación de sus requisitos. Sin embargo, es necesaria una condición importante previa al análisis: la comunicación del proceso a todos los niveles para tener una buena colaboración en el desarrollo de las tareas.
En esta unidad podrás identificar la definición, objetivo, importancia, vocabulario y etapas para la realización del análisis de puestos, como parte importante de la administración de personal. Posteriormente, podrás realizar una actividad de aprendizaje y una autoevaluación para corroborar los conocimientos adquiridos; y si es necesario podrás revisar nuevamente la información para corregir cualquier error que haya surgido.
(s. a.) (2016). Profesionistas [fotografía]. Tomada de https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Img--profesionales.jpg
Como una primera aproximación al término cargo, Chiavenato (2002) y otros autores proporcionan algunas definiciones, donde combinan los principales elementos que lo conforman:
“Significa detallar qué exige el cargo del ocupante en términos de conocimientos, habilidades y capacidades para desempeñarlo de manera adecuada”.
“Es un proceso sistemático de recolección de información para tomar decisiones respecto de los cargos. El análisis de cargos identifica las tareas, los deberes y las responsabilidades de determinado cargo”.
“Es el procedimiento que determina los requisitos, los deberes y las responsabilidades de un cargo y el tipo de persona que deberá ocuparlo”.
Por otra parte, Arias (2006) ha opinado que “en el análisis de puestos se estudian básicamente las tareas realizadas, los requisitos para efectuarlas con éxito y las condiciones bajo las que se llevan a cabo”.
A nuestro parecer, la definición de Dolan (2003) es la más completa para los propósitos de este tema:
Una pregunta que surge después de analizar las definiciones anteriores es ¿qué objetivos tiene el análisis de puestos? En este sentido, Rimsky (2005) comenta que los objetivos del análisis de puestos puntualizan lo siguiente:
El análisis de puestos ayuda en el reclutamiento, selección, evaluación, promoción, capacitación, higiene y seguridad, etcétera. Además, es necesario para fundamentar los métodos y técnicas empleados para tomar esas decisiones y, en algunos casos, porque puede ser un tema de reflexión sobre la estructura y organización total de la empresa.
Altmann, G. (2011). Reflexión sobre la estructura y organización total de una empresa [ilustración]. Tomada de https://pixabay.com/en/man-silhouette-speaker-glasses-1020387/
La descripción de las siguientes definiciones se obtuvo de US Employment Service (2013) y US Office of Personnel Management (2013):
Se entiende como puesto o cargo a la agrupación de posiciones semejantes en sus deberes; por ejemplo, un almacenista, un vendedor, etcétera. Específicamente, se concibe como una unidad interpersonal con tareas, obligaciones y responsabilidades.
Kumpunen, I. (2013). Transportista de materia prima en una empresa [fotografía]. Tomada de https://pixabay.com/en/forklift-service-sales-hall-repair-748598/
Series agregadas y coordinadas de elementos del trabajo necesarias para producir determinado resultado, como una unidad de producción o servicio. En concreto, una tarea es la actividad mínima identificable en la realización de un trabajo.
Jarmoluk, M. (2017). Profesional realizando su trabajo [fotografía]. Tomada de https://pixabay.com/en/electrician-electric-electricity-2755683/
Se entiende por posición o plaza al número de personas que trabajan en un mismo puesto. Por ejemplo, el nombre de puesto es “chofer”, si hay 50 choferes en la empresa, se dice que en ese puesto hay 50 posiciones.
(s. a.) (2012). Fábrica de textiles [fotografía]. Tomada de https://commons.wikimedia.org/wiki/File:F%C3%A1brica_de_textiles.JPG
Puesto de contenido estandarizado para el cual existe información detallada en rama o en ambiente laboral, donde se desenvuelve la empresa. Ejemplos: mesera de restaurante, taquillero, etcétera.
Marín, M. (2010). Meseros [fotografía]. Tomada de https://pixabay.com/en/waiters-service-668405/
Grupo de dos o más cargos con deberes semejantes.
(s. a.) (2017). Arquitecto, ingeniero y urbanista [fotografía]. Tomada de https://pixabay.com/en/meeting-construction-business-2284501/
Rimsky Tolo (2005) señala que una ocupación es un puesto o familia de puestos generalizada, que es común a múltiples empresas y organizaciones, como se muestra en el ejemplo siguiente:
Ocupación | Puesto de administración |
Familia de puestos | Director de administración |
Gerente de administración | |
Jefe de administración | |
Asistente de administración | |
Auxiliar de administración |
Las tareas y las obligaciones de cada puesto se deben enumerar, describiéndolas con unas pocas frases sencillas. Por ejemplo: mantener controlados y equilibrados los inventarios, la presentación de informes exactos de costos, reparación de equipos y herramientas de producción; determinar la demanda de productos, etcétera.
Jarmoluk, M. (2014). Enlistando deberes y obligaciones concretas [fotografía].
En esta sección, se definirán las responsabilidades, además de la autoridad inherente a ellas. También es posible determinar los límites de la autoridad del empleado que ocupa el puesto, incluyendo su autoridad para la toma de decisiones y la supervisión directa de otros miembros del personal. Por ejemplo, elaborar presupuesto, autorizar compras hasta “x” monto, disciplinar al personal del departamento, etcétera.
Snap, S. (2017). Elaboración de presupuestos [fotografía]. Tomada de https://pixabay.com/en/analytics-charts-graphics-marketing-2618277/
Definición escrita de un puesto y las tareas, obligaciones y responsabilidades que lo forman. Resumen escrito del cargo como unidad organizacional identificable.
(s. a.) (2016). Persona encargada de describir los puestos de una organización [fotografía]. Tomada de https://pixabay.com/en/working-business-women-female-work-1219889/
Explicación escrita de los conocimientos, habilidades, capacidades, rasgos y características necesarios para desempeñar de manera adecuada un determinado cargo.
Jarmoluk, M. (2017). Persona revisando la explicación escrita de su puesto a desempeñar, antes de iniciar [fotografía]. Tomada de https://pixabay.com/en/to-read-the-book-library-reading-2784895/
Etapas básicas del proceso de análisis de puestos:
En esta etapa se deciden los puestos que van a ser analizados, de tal manera que sus ocupantes sean informados del proceso que se va a seguir y su finalidad para recabar información de calidad. Para empresas que funcionan con varios centros de trabajo, que realizan un inventario de puestos, es conveniente establecer un mecanismo para recoger la información con documentos, herramientas y nomenclatura uniforme, en todos los sitios.
Es importante que quienes van a recopilar la información: analistas, gerentes de línea o personal del departamento de recursos humanos, sean especialistas en ello o hayan sido entrenados adecuadamente, con el fin de definir claramente quiénes van a analizar la información y acerca de qué puestos. “Los resultados de la captación de información sobre el puesto debe plasmarse en un informe denominado ficha de análisis, que será recogido y almacenado en el sistema de información de recursos humanos de la compañía, para que tal información esté disponible en todo momento para los usuarios, ya sea el departamento de recursos humanos o los directivos de línea que lo requieran” (Sastre y Aguilar, 2003).
En esta etapa se deben hacer fichas de análisis de los puestos para que los responsables realicen las valoraciones pertinentes de las técnicas empleadas, la calidad de la información, el costo y el tiempo utilizados, grado de aceptación del método que se usó, los problemas que surgieron y participación de los directivos y trabajadores o empleados. Las actualizaciones se realizarán periódicamente o cuando surjan puestos nuevos o se modifique la naturaleza del trabajo (Sastre y Aguilar, 2003).
Para Rimsky (2005) y Sastre y Aguilar (2003) es importante no pasar por alto que debe comunicarse al personal que se hará un análisis de su puesto, explicando el objetivo del programa y de cómo se llevará a cabo. De no ser así, habrá malos entendidos y problemas, pues los empleados y trabajadores muchas veces reaccionan con duda, ansiedad o desconfianza ante lo desconocido.
München, A. (2017). Reunión de jefe con trabajadores [ilustración]. Tomada de https://pixabay.com/en/team-meeting-lecture-group-2044760/
Actividad. Identificando el vocabulario del análisis de puestos
En este tema revisaste información referente al análisis de puestos, entre ellos, el vocabulario para realizar dicho análisis, el cual es importante que identifiques para la correcta realización de este proceso básico para la administración de personal.
Autoevaluación. Definición, objetivos, importancia, vocabulario y etapas del análisis de puestos
En este tema revisaste la definición, objetivos, importancia, vocabulario y etapas para la realización del análisis de puestos, como elemento básico en el proceso de la administración de personal. El siguiente paso es relacionar algunos conceptos involucrados con este análisis.