Una extranet constituye, por así decirlo, un paso adelante dentro de la evolución de las comunicaciones que emplean Internet en su estructura. Primero se desarrollaron las intranet dentro de la organización y luego, al descubrir sus potencialidades, los programadores entendieron que esta tecnología no podía quedarse dentro de los límites de la misma cuando se tienen tantos contactos con el exterior, relaciones con proveedores y clientes, mutuas afectaciones con agentes del exterior, servicios públicos, aspectos financieros y leyes internacionales que las influyen de manera significativa. La extranet es una red privada como la intranet, pero con protocolos de comunicación de Internet y códigos de seguridad mayores debido a su contacto con el exterior.

Un ejemplo de las diversas formas de utilizar extranet es el siguiente: un empleado utiliza una intranet en su organización para entablar comunicación con otro empleado que utiliza la intranet en la suya; aquí, el manejo de información de ambos empleados es similar sin que pertenezcan a la misma organización. Por ello, se requieren mayores candados de seguridad y transmisión de información. De esta manera, no cualquier persona puede entrar a la red interna aunque existan los medios y se encuentren establecidos los caminos de acceso. En el comercio electrónico, se pueden apreciar mejor las relaciones de este tipo cuando las organizaciones mantienen lazos comerciales entre ellas; también aplica en los gobiernos y sus diferentes niveles dentro de una nación. Los vínculos se dan entre socios, entre las organizaciones, entre organización y clientes, entre clientes y entre compradores y proveedores.

Debido a la competencia que enfrentan las organizaciones en la actualidad, la cual se ve acrecentada por la rapidez con que viaja la información, es necesario bajar costos y mejorar la eficiencia. Por ello, se llega a estrategias de producción, almacenaje y distribución como el just in time (justo a tiempo), el cual evita el almacenaje de materiales con la rápida y oportuna intervención de los proveedores en el momento exacto para la producción y la distribución sin bodega. Este tipo de manejo de inventarios oportunos requiere una mejor comunicación entre las organizaciones que intervienen en la cadena de suministro, lo cual sólo es factible cuando cada una de ellas tiene acceso a las redes de las demás o, por lo menos, las que estén relacionadas. De esta manera, dos intranet pueden conectarse para lograr de esta conexión una extranet.

El intercambio electrónico de datos (EDI, por sus siglas en inglés) se refiere justamente a un intercambio electrónico de datos entre computadoras con fines organizacionales y comerciales a través del uso de redes y códigos estandarizados, lo cual es su principal condición.

Una de las principales bondades de estos sistemas radica en la posibilidad de evitar la redundancia de información y la captura de los mismos datos en varias ocasiones. El llenado de facturas, órdenes de compra, envíos de documentación y otros procesos en una cadena se realiza en un momento determinado del proceso; en el resto de las ocasiones, se hacen consultas en formularios y no se vuelve a generar la información, lo cual permite ahorrar tiempo y evitar errores en el manejo de los datos. Por ejemplo, el receptor de la información puede ser un distribuidor, quien genera la factura sin necesidad de volver a capturar los datos del cliente en el sistema. Se realiza el despacho de la mercancía y el pago se realiza mediante la transferencia electrónica de fondos. Para que el sistema identifique este intercambio de información, debe existir un estándar que permita el intercambio universal de los datos.

Las organizaciones que deciden integrarse a este tipo de sistemas deben contratar los servicios de una empresa que se encargue de suministrarlo de manera homologada y tenga las funciones de intermediario entre el emisor y el receptor. Cuando el emisor envía la información, debe tener la certeza de que su aplicación genere el archivo EDI compatible para el envío, y el receptor debe asegurarse de que el documento se integre a su aplicación EDI al descargarlo. Los formatos existentes son: EDIFACT, XML, ANSI, ASC, X12 y TXT; el primero es un estándar de la Organización de las Naciones Unidas (ONU) para el intercambio de documentos comerciales en el ámbito mundial; sin embargo, existen subestándares para entornos de negocio, como la distribución AECOC1 (Asociación Española de Codificación Comercial), automoción, transporte, aduanas, etcétera.