¿Qué es un sistema de gestión?

Como vemos en la siguiente figura, un sistema de gestión se establece en el desarrollo de objetivos por la alta dirección, los cuales se traducen en estrategias o guías de acción y éstas a su vez en metas a corto plazo, que serán llevadas a cabo por las unidades estratégicas de negocio.

Como se ha visto, un sistema de gestión se encuentra inmerso en el sistema de calidad de la organización, ya que nos permite medir y cuantificar el logro de resultados en la organización.

Beneficios del uso efectivo del CMI

El CMI cumple su fin al hacer la toma de decisiones más efectiva dentro de la organización, considerando las cuatro perspectivas. Por lo tanto, la empresa tiene que decidir cuáles son los factores críticos para tener éxito y crear un orden prioritario para realizarlos. Para llevar a cabo esta tarea se pueden crear grupos de discusión y determinar, por ejemplo, los cinco factores más importantes para realizar las estrategias establecidas.

¿Cómo empezar el diseño de un CMI?

Lo ideal es hacerlo con una sesión de trabajo del primer nivel de la organización. Se debe entender qué es el CMI y qué se pretende conseguir con su implantación. También se debe clarificar la estrategia que se puede plasmar en un mapa estratégico. De esa reunión debe salir un equipo de trabajo que coordine el proyecto, un análisis de los aspectos críticos en el proceso de implantación y un plan concreto de actividades a realizar.

¿Cuál es el momento adecuado para comenzar una implantación? El mejor momento es aquél en que se detecten problemas a los que el CMI puede dar respuesta. Eso sí, asegurándose de que el proyecto tiene los apoyos y dispone de los recursos necesarios para llevarlo a buen puerto, ya que de lo contrario será mejor esperar a que estas dos condiciones se cumplan.

Mapeo estratégico

Llamamos mapa estratégico al conjunto de objetivos estratégicos que se conectan a través de relaciones causales. Los mapas estratégicos son el aporte conceptual más importante del CMI.

Ayudan a entender la coherencia entre los objetivos estratégicos y permiten visualizar de manera sencilla y muy gráfica la estrategia de la empresa.

El mapa estratégico ayuda a valorar la importancia de cada objetivo estratégico, ya que los presenta agrupados en perspectivas. Las perspectivas son aquellas dimensiones críticas clave en la organización.

En la siguiente galería encontrarás dos ejemplos de mapeo estratégico y un esquema del impacto de las iniciativas en los objetivos estratégicos. Navega dentro de la galería para conocerlos.

Aspectos generales de la reingeniería

La reingeniería es un término relativamente joven en el ámbito administrativo; también se le conoce como "reinicio" o "recomienzo". Los principales autores de este concepto son Michael Hammer y James Champy, (1994) quienes la definen como "el replanteamiento fundamental y rediseño radical de los procesos empresariales para obtener mejoras drásticas en las medidas críticas y contemporáneas de desempeño, como costos, calidad, servicio y rapidez".

Es el replanteamiento de los procesos en cada una de las tareas que conforman el trabajo cotidiano en las organizaciones, tomando en cuenta tanto la negociación como el personal para generar mayor competitividad frente al mercado de bienes y servicios.

Antes de decidir realizar reingeniería organizacional se deben ejecutar los siguientes cuestionamientos que son la base del proceso:

Se deben evaluar muy clara y precisamente los cuestionamientos anteriores, para entonces tomar la decisión de implementar un rediseño a la organización, y para esto se requiere analizar cuidadosamente la cultura corporativa, identificando los aspectos clave, como la razón de ser de la organización, a quién se dirige, para qué se creó y cuáles son las metas futuras a alcanzar; lo más recomendable es contar con la opinión de expertos ajenos a la organización, ya que ellos observarán, analizarán y recomendarán de manera objetiva a la directiva, pues de lo contrario, si se efectuara el proceso con personal interno, la recolección de información y observación directa se tornaría un tanto subjetiva, por el apego emocional para con la institución y colaboradores, no permitiendo obtener resultados reales y confiables que lleven al correcto cambio de la empresa.

Identificación de circunstancias en las organizaciones para implementar un proyecto de reingeniería

Las empresas están cada vez más preocupadas por el cambio. El cambio está cada vez más presente. Así, fenómenos que en el pasado eran excepcionales se han convertido en banales. Ninguna empresa se escapa de esta tendencia. Se desarrollan y se desenvuelven en entornos que cambian rápida y constantemente. Una empresa puede provocar el cambio o sufrirlo, pero necesita un cambio.

Causas externas para realizar cambios:

La metodología para el rediseño de procesos se puede utilizar para dar respuesta a distintas situaciones:

Etapas de un proyecto de reingeniería

De manera general se emplean tres etapas en la realización del proyecto de reingeniería en las organizaciones, las cuales son las siguientes:

La reingeniería es un proceso que consta de tres etapas principales:

Para comenzar un proceso de reingeniería, los directivos y responsables del proyecto deben poseer una actitud positiva ante el diagnóstico que se definirá como resultado de la investigación de los procesos a cambiar, y resulta muy importante involucrar a todo el personal de manera correcta y oportuna en los cambios que se implementarán para que sean más productivos, eficientes y eficaces en la realización de sus tareas.

Cabe puntualizar que el proyecto de reingeniería debe ser efectuado por personal altamente calificado y especializado, y estos podrían ser contratados de manera externa a la organización, para que desde su punto de vista objetivo sean más oportunas las modificaciones; se aconseja que el equipo de trabajo se encuentre integrado por cada uno de los responsables de área, y por supuesto, un líder con la encomienda de supervisar y dirigir todo el proceso.